2,000名が働く80拠点で、
多様な働き方に対応した労働時間の徹底管理を実現
株式会社BuySell Technologies様の導入事例

後藤様：別の勤怠管理システムを利用していました。私は今年で入社3年目に入りますが、私が入社したときから前任が中心となって新しい勤怠管理システムへの移行を検討していました。そのときは社内のリソース不足から導入に至りませんでしたが、2024年に入ってから検討を再開しました。人事・労務システム関連の展示会に出向き、そこでKING OF TIME勤怠管理を実際に触ってみて、使いやすさなどを確かめました。

後藤様：当社は従業員の働き方が多様なことに加え、従業員数も多いです。以前の勤怠管理システムは、多種多様な勤務形態に対応しきれていないところがありましたし、制御するという面では不十分だと感じていました。例えば以前の勤怠管理システムは打刻を忘れても、従業員が手動で出退勤の時間を入力することができました。そのほうが柔軟に対応できるかもしれませんが、会社としてはシステム上で正確に打刻してもらい、労働時間を管理することにつなげたいと思っていたので、修正が必要であれば申請承認形式で対応できるKING OF TIME勤怠管理が最適だと判断しました。

後藤様：はい。KING OF TIME勤怠管理を導入することで、従業員の労働時間を守るという意識も高めていけると思いました。当社は職種でいえば、営業職が一番多く、基本的に直行直帰です。そのため、事務所に出勤して働くよりも、労働時間の管理があいまいになりやすいところがありました。ただ、長く働いてきた従業員の意識を変えるには、大きなパラダイムシフトが必要です。勤怠管理システムの変更がパラダイムシフトを起こすきっかけになると考えました。それに、今後を見据えてもKING OF TIME勤怠管理が最適だと思いました。

後藤様：今後、人事・労務関連のシステムの見直しも検討しています。KING OF TIME勤怠管理はAPI連携がとても豊富なので、どんなシステムを選んでも連携しやすいだろうと、先を見越して選定しました。

後藤様：2024年7月にトライアルを開始して基本設定を行い、9月から本部だけでテスト稼働させました。10月にグループ全体、グループ会社、各事業部の担当者向けに説明会を何度か開き、11月にグループ全体、約2,000名の運用を開始しました。もともと私を含めた3名で準備を進めていく予定でしたが、部署内の状況が変わったことで、結果的に私一人で行うことになりました。基本設定を行っていた3か月程度は、自分で設定してみて、わからないことがあればカスタマーサポートに相談することを繰り返しました。

後藤様：まず本部だけ先行して稼働させることで基礎の部分だけ固め、グループ全体で運用し始めてからどんどん調整をかけていきました。最初から完璧な状態でスタートさせず、フィードバックをもらったものを反映させて、アップデートするというスタンスで始めたのが良かったと思います。操作については詳細なマニュアルを作成して配布していましたが、それでもわからないことは都度発生するので、社内で使用している連絡ツール内にKING OF TIME専用の問い合わせ窓口をつくりました。質問があればそこに投げてもらって、解決するというのを繰り返していったので、今はよほどイレギュラーな対応ではない限り、問い合わせはありません。

後藤様：先ほどもお伝えしたように当社は働き方が多様です。実態を把握しなければ設定もできません。そこで、まずは各事業部の上席と、勤怠管理を行ううえで何がネックになっているのか、その事業部で働く従業員のシフトの種類や、どんな機能があったら使いやすくなるかといった内容でヒアリングして、認識のすり合わせをしました。当然、システムには設定できること・できないことがあります。現在、シフトパターンは60に絞り込みましたが、そこまで絞り切るのも苦労しましたし、より実態に近い勤怠管理システムをつくることが何より大変でした。 ただ当社は人事にとても協力的です。人事は従業員を管理するという側面があるので、時には遠ざけたい存在に思われることがありますが、当社の場合は、ヒアリングにも積極的に対応してもらえたのでうまく導入を進めることができました。

後藤様：月末に行っていた締めの作業が本当に楽になりました。以前使っていた勤怠管理システムでは従業員全員の出退勤表に記入漏れがないかどうかなどを、シフトが記載された管理表と見比べながら確認し、記入漏れがあれば該当する従業員に連絡をしてデータを正すという作業が必要でした。私を含めた従業員5名で4営業日くらいかけて行っていました。 しかしKING OF TIME勤怠管理の場合は、打刻できていないところがあればはじかれて、月末の締め作業ができなくなっています。人事側でデータの記入漏れの確認が不要になったので現在は私を含めた3名で、他の業務と並行しながらでも3営業日あれば終わります。

後藤様：時間も短縮されましたし、確認作業もシンプルになりました。KING OF TIME勤怠管理ではじかれたところをチェックするだけで終わるので、仮に私から別の従業員に業務を引き継ぐことになっても、とても簡単に引き継げそうです。

後藤様：スケジュール管理と休暇管理は個人的に助かっています。今までは休職する方がいたら、1日ずつ登録しなければいけませんでした。KING OF TIME勤怠管理では、何日から何日までと設定したら一気に登録できます。

後藤様：多様な働き方がありますが、勤怠情報をデータ分析することで、従業員の生産性の向上に役立てる情報を収集するなどできたらいいと思っています。例えば部署ごとの残業の平均時間を算出して比較することで、ほとんど残業していないのに、部署での活躍が際立っている従業員を発掘することにつなげたいです。

後藤様：柔軟にいろんな定義が組めるので、幅広い業態に適していると思います。当社のようにさまざまな働き方をする従業員がいる会社でも、自社のルールに即して使えるはずです。2,000名規模の設定も可能になるくらい、KING OF TIME勤怠管理は使いやすくてわかりやすいです。不安な方はプレミアムサポートを活用いただくと、スムーズに導入出来ると思います。