従業員自身の勤務時間に対する意識改革にも活用。
株式会社CMGホールディングス様の導入事例

齋野様：弊社は給与の締め日が毎月10日で、それに伴い従業員の出退勤情報をExcelで集計し、書類申請された遅刻や早退、有休の情報を反映するという手間のかかる作業を繰り返していました。
各店舗に勤怠管理担当を置き、彼らから上がってきた出退勤情報を本部の総務グループで取りまとめていましたが、取りまとめの作業を行うのはたった1名の従業員で、締め日から3～4日はその作業にかかりっきりでした。大変な苦労をしていたと思います。

齋野様：弊社のなかにDXを推進する部署があり、そこのメンバーが中心になって勤怠管理システムを三社ほどに絞りました。そのなかの一つがKING OF TIMEでした。他社と比較するためにWebサイトに掲載されている動画や資料などに目を通しましたが、その段階で私はKING OF TIMEがいいと思いました。

齋野様：1名につき月300円で使用できる費用感と、私たちの都合に合わせて打刻機と打刻方法が選べること。この二つが重要な決め手になりました。
打刻機については、クレジットカードや電子マネーなどに対応する決算端末「stera terminal」を利用することが決まっていたので、「stera terminal」を利用できるシステムであることが必須条件でした。
また打刻のために社員証を新しく作成しました。この社員証は勤怠管理のためだけでなく、社員のエンゲージメントを上げることにもつなげたいと考えていたので、社員証で打刻できることに重要な意味がありました。

齋野様：KING OF TIMEの導入が決まってから、営業担当者によるヒアリングを受け、弊社の就業規則を伝えるなどして初期設定を2カ月かけて進めていきました。2022年10月に正式に導入し、移行期間として1カ月間は以前の勤怠管理を並行して走らせました。
KING OF TIMEを導入するほぼ同時期に私も部署内で担当が変わって、勤怠管理に関わることになりました。なので勤怠管理のことを何も理解しておらず、初期設定で相当苦労しました。勤怠管理についてもっと勉強しておけば、KING OF TIMEの設定にも苦労しなかったと思います。

金藤様：まずは自分で使い方をマスターし、そのマスターした知識をもとに独自のマニュアルを作成して各店舗に配布しました。実際に店舗を回って対面で説明も行いましたが、こんな時にどうするといった問い合わせは2カ月もすればなくなりました。
Q＆Aを蓄積していった独自のマニュアルが役立ったと思います。

齋野様：KING OF TIMEが幅広い雇用形態に対応できるといっても、その雇用形態に対応できるよう設定の部分は自分たちで行うことになります。
先に初期設定で苦労したとお伝えしましたが、その一方で社員、パート、アルバイトの違いや、休日や時短勤務など従業員の働き方を見直すきっかけにもなりました。

齋野様：例えば弊社は1カ月ごとの変形労働時間制を採用していますが、従業員が就業規則を十分に把握しているかといえばそうではありません。しかしKING OF TIMEで勤怠管理を行う際になぜこの設定が必要なのかを理解するには、単に操作方法を知ればいいわけではなく、就業規則を理解することが不可欠です。私も含め従業員が就業規則を理解する良い機会になりました。

金藤様：CSVで一気に勤怠データを抽出することができ、その勤怠データを給与管理に利用しているシステムに移行するまでの作業が効率化されました。
以前はPCログと申請されている出退勤時間とを照らし合わせながら、従業員一人ひとりのデータを確認し、残業申請の用紙に印鑑が押されていないなど不備を見つけては該当者に連絡して印鑑を押してもらう作業を締め日後に3～4日かけて行っていました。
KING OF TIME導入後はその作業が約半日で終わります。多少の不備があっても、各店舗の勤怠管理担当者に連絡してすぐに対応してもらえる体制が整ったので、業務がとても簡素化されました。


齋野様：以前の勤怠管理では申請書類が膨大にたまり、その書類を保存しておくだけでも大変でした。勤怠管理の見直しは、弊社のDX推進の一環でもあります。
データで管理する体制が整い、ペーパーレスになり、業務の効率化が図れたことでDXに寄与していると思います。

金藤様：月間の就業の締め日が10日なのですが、有休は法的に年度締めなので31日です。10日締めで抽出される管理簿データに31日締めの有休も反映されるのでズレが生じてしまいます。
弊社の規定上仕方ないことですが集計しにくいという声があったので、要望としてお伝えいたします。


齋野様：メールでお問い合わせはその都度行っていて、解決策が見つかることも多いのですが、私たちの設定が本当に合っているのか、違う設定を選択することで適正化や効率化が図れるのではと考えることがあります。
導入から1年以上経って、特に問題が生じているわけではないのですが、設定を確認してもらう機会があればいいと思います。有償のサポートはあると聞いていますが、運用後に総チェックしてもらえるようなサポートがあるといいですね。

齋野様：現段階では勤怠管理に加え、給与明細もKING OF TIMEで確認できるようにしたのですが、もっと活用の幅を広げたいです。
それから残業時間はアラーム機能を使って警告を出すように設定しています。アラーム機能の活用だけでなく、他の要因も作用しているとは思いますが、注意喚起することで残業への意識は変わりつつあると感じています。そうした従業員の意識改革にもKING OF TIMEを活用していきたいと考えています。