30日間無料体験
オンライン見積
資料ダウンロード
導入企業インタビュー

株式会社ラストワンマイル様

株式会社ラストワンマイル様

複雑な勤務形態にも柔軟に対応できるシステム

株式会社ラストワンマイル様

事業概要

社名
株式会社ラストワンマイル
業態
電力・ガス、宅配水などインフラサービスの取り次ぎ代行などサービス業
利用者数
約420名
拠点数
本社含め2拠点
打刻方法
入退室管理連携(Akerun)
導入前
他社製勤怠管理システム

複雑な勤務形態にも柔軟に対応できるシステム

担当者画像

ビジネスマネジメント部 次長 飯島様

複雑になっていた勤怠管理を統一、外部連携も決め手

KING OF TIMEを導入する前は、勤怠管理についてどのような課題を抱えていましたか。
以前は基幹システムと連携しやすい勤怠管理システムを使っていました。ただ基幹システムが堅牢である証ですが、かなりの上位権限がないと設定を変更することができません。ですが上位権限をもてば、ひとつ間違えた場合のヒューマンエラーが発生した際の弊害も大きくなるので、制限の強いプラットフォームに依存する状態を改善したかったです。
また、入退室の記録データが出退勤の記録データとして反映されるまでに最大で15分程度のラグがあったため、リアルタイム反映ではありませんでした。基幹システムが優秀だからこそ、ちょっとしたラグや使用感が気になっていました。
また、ランニングコストが高かったので、派遣や業務委託の従業員は別の安価な勤怠管理システムを利用していました。2つの勤怠管理システムを動かし続けるのも非効率なので、改善したいと考えていました。
導入の決め手を教えてください。
理由はさまざまですが、入退室管理システムの「Akerun」との連携です。弊社は本社と福岡営業所に出勤している従業員の他に、在宅で仕事をしている従業員もいます。
在宅の場合はスマートフォンによる打刻ですが、出勤している従業員は「Akerun」を利用します。勤怠管理システムを変更するにあたり「Akerun」との連携は必須でした。
もうひとつ候補にあがっていたシステムは、当時「Akerun」との連携が出来なかったので、移行するならKING OF TIMEがいいと判断しました。
打刻風景

入退室管理連携(Akerun)

質問への丁寧な回答と、プリセット機能で導入がスムーズに

どのようにしてKING OF TIMEの導入を進めていきましたか。
まずは営業担当の方とミーティングを行い、トライアルを開始しました。ミーティングではKING OF TIMEの基本機能について説明を受けましたが、聞きたいことが山のようにあったので質問項目をまとめて送りました。
返ってきた回答の内容がとても細かく私の疑問にもしっかり答えてあり、KING OF TIMEであれば大丈夫だと判断して導入に踏み切りました。
2023年1月にトライアルを開始し、3月に派遣や業務委託の従業員分でテストを兼ねた旧勤怠管理システムからの移行、そして4月から全従業員を移行しました。
導入まではスムーズでしたか。
短期間で移行が完了したので、旧勤怠管理システムとのダブルコストも最小限で済んで良かったです。それから導入の際に良かったのは、プリセット機能を活用したことです。
このパターンで有休管理をしますか、この役職ではどうですかなど、弊社の勤怠管理のルールについて質問が次々と表示されるアンケートに回答すると、回答した内容が設定に反映されていたので、簡単にトライアルを始めることができました。もちろん細かい設定調整はしましたが、スムーズに始めるための土台をつくってもらえたのが、ありがたかったです。
KING OF TIMEのようなSaaSサービスは、使用開始までの設定を自分たちで行うのが大半ですよね。多くのSaaSサービスでは設定できなければ有料サポートを頼るしかないということもありますが、KING OF TIMEは導入前の支援が手厚かったです。設定方法の動画も充実しているので、勤怠管理におけるルールが少ない会社であれば、自分たちでも設定できると思います。

プリセット機能イメージ

自由度の高い設定項目で、さまざまな勤務形態に対応

導入後に感じた変化はありますか。
弊社はコールセンターを運営しており、基本的には24時間365日稼働しています。そのため朝9時出勤も、夜9時出勤もいます。日付変更時間がシステム上固定されていると、夜遅くに出勤して勤務時間中に日付をまたぐ従業員の退勤が、翌日の出勤として取り扱われるなど支障が出ます。
以前は、出退勤の記録が間違って登録されないように、夜勤の場合は「Akerun」での打刻を行わないということで対応してきましたが、KING OF TIMEは、所属ごとに変更できるのでそのような不便がなくなりました。
24時間365日稼働している業種の方々なら便利だと感じられるはずですし、他にも便利な機能はたくさんあります。
ぜひ導入して便利だと実感されていることを教えてください。
システムでは出力項目を抽出したときに、これはいったい何の時間を指しているんだろうと判断できない項目が出てくることがあります。KING OF TIMEで抽出すると、出力項目が細かく分類されて出てくるので読み解きやすいです。
それから従業員の名前でデータ検索するときに、ひらがなでもローマ字でも検索できることも便利です。サイトウやワタナベなど漢字が違うけれど、同名の従業員は多い。漢字でしか検索できないと漢字が間違っていたら該当しないのですが、KING OF TIMEではすべて検索に引っかかってくれるので助かります。
ちょっとした手間ですが、従業員数が多ければ相当な数になるので、人事担当の手間を省くことにつながっています。

基幹システムとの連携で、確実なデータ管理を

KING OF TIMEにご要望があればお願いします。
使いこんでいくうちに、こうすればもっと便利だと思うことが出てきます。たとえば従業員自身でシフトを組むので、現在組まれているシフトの総労働時間を確認できたらいいですね。
労働基準法の範囲内でシフト日数と時間が決まっているのですが、現段階で何時間のシフトを組んでいて、何時間働いているのかを確認する必要があります。個々で計算してもらいながらシフトを組んでいますが、それをKING OF TIMEでの勤務表のサマリ部分で、現状組まれているシフトの総労働時間をユーザー画面で確認できるとありがたいです。別途管理者用の画面で確認をする責任者の手間も省けます。
さらに使いやすくなるように、私も気づいたことは要望としてお伝えしていきたいです。
今後の展望をお聞かせください。
弊社では基幹システムの見直しを進めてきました。どの会社も基幹システムを入れ替えるとなると大がかりな作業になり、人事担当は苦労すると思います。
しかしKING OF TIMEの導入は先述したようにスムーズに実施できたため前倒して完了できたので、基幹システムの移行に注力できたと思います。これからも基幹システムと勤怠管理など周辺のデータをうまく連携させながら、業務効率の改善を続けていきたいです。

【PROFILE】

2012年設立。メイン事業は、新生活を迎えるお客さまに電気やガス、インターネット、宅配水など必要なサービスの選定・提供・契約手続きのワンストップサービス業。昨今、電力やガスの自由化により、料金形態、品質等混沌化しているなか、「何を選べばいいかわからない」「サービスごとに手続きをするのが面倒」といったお客さまニーズを、自社運営のコールセンターのオペレーターがヒアリングし、お客さまの手間や面倒を解消しています。また予約・問い合わせなどコールセンター業務の受託も行っているため、24時間対応の業務もあり、さまざまな時間や雇用形態の従業員が在中しています。2022年11月には渡辺誠氏が代表取締役社長に就任し、長期的な営業利益を向上させることで従業員や株主などステークホルダーに対しての責務を果たすため、業務効率化を含めた社内変革にも高い志をもつ企業として前進し続けています。


<2023年7月掲載>