入退室管理システムの「Akerun」との
連携も導入の決め手に。
株式会社ラストワンマイル様の導入事例

以前は基幹システムと連携しやすい勤怠管理システムを使っていました。ただ基幹システムが堅牢である証ですが、かなりの上位権限がないと設定を変更することができません。ですが上位権限をもてば、ひとつ間違えた場合のヒューマンエラーが発生した際の弊害も大きくなるので、制限の強いプラットフォームに依存する状態を改善したかったです。
また、入退室の記録データが出退勤の記録データとして反映されるまでに最大で15分程度のラグがあったため、リアルタイム反映ではありませんでした。基幹システムが優秀だからこそ、ちょっとしたラグや使用感が気になっていました。
また、ランニングコストが高かったので、派遣や業務委託の従業員は別の安価な勤怠管理システムを利用していました。2つの勤怠管理システムを動かし続けるのも非効率なので、改善したいと考えていました。

理由はさまざまですが、入退室管理システムの「Akerun」との連携です。弊社は本社と福岡営業所に出勤している従業員の他に、在宅で仕事をしている従業員もいます。
在宅の場合はスマートフォンによる打刻ですが、出勤している従業員は「Akerun」を利用します。勤怠管理システムを変更するにあたり「Akerun」との連携は必須でした。
もうひとつ候補にあがっていたシステムは、当時「Akerun」との連携が出来なかったので、移行するならKING OF TIMEがいいと判断しました。

まずは営業担当の方とミーティングを行い、トライアルを開始しました。ミーティングではKING OF TIMEの基本機能について説明を受けましたが、聞きたいことが山のようにあったので質問項目をまとめて送りました。
返ってきた回答の内容がとても細かく私の疑問にもしっかり答えてあり、KING OF TIMEであれば大丈夫だと判断して導入に踏み切りました。
2023年1月にトライアルを開始し、3月に派遣や業務委託の従業員分でテストを兼ねた旧勤怠管理システムからの移行、そして4月から全従業員を移行しました。

短期間で移行が完了したので、旧勤怠管理システムとのダブルコストも最小限で済んで良かったです。それから導入の際に良かったのは、プリセット機能を活用したことです。
このパターンで有休管理をしますか、この役職ではどうですかなど、弊社の勤怠管理のルールについて質問が次々と表示されるアンケートに回答すると、回答した内容が設定に反映されていたので、簡単にトライアルを始めることができました。もちろん細かい設定調整はしましたが、スムーズに始めるための土台をつくってもらえたのが、ありがたかったです。
KING OF TIMEのようなSaaSサービスは、使用開始までの設定を自分たちで行うのが大半ですよね。多くのSaaSサービスでは設定できなければ有料サポートを頼るしかないということもありますが、KING OF TIMEは導入前の支援が手厚かったです。設定方法の動画も充実しているので、勤怠管理におけるルールが少ない会社であれば、自分たちでも設定できると思います。

弊社はコールセンターを運営しており、基本的には24時間365日稼働しています。そのため朝9時出勤も、夜9時出勤もいます。日付変更時間がシステム上固定されていると、夜遅くに出勤して勤務時間中に日付をまたぐ従業員の退勤が、翌日の出勤として取り扱われるなど支障が出ます。
以前は、出退勤の記録が間違って登録されないように、夜勤の場合は「Akerun」での打刻を行わないということで対応してきましたが、KING OF TIMEは、所属ごとに変更できるのでそのような不便がなくなりました。
24時間365日稼働している業種の方々なら便利だと感じられるはずですし、他にも便利な機能はたくさんあります。

システムでは出力項目を抽出したときに、これはいったい何の時間を指しているんだろうと判断できない項目が出てくることがあります。KING OF TIMEで抽出すると、出力項目が細かく分類されて出てくるので読み解きやすいです。
それから従業員の名前でデータ検索するときに、ひらがなでもローマ字でも検索できることも便利です。サイトウやワタナベなど漢字が違うけれど、同名の従業員は多い。漢字でしか検索できないと漢字が間違っていたら該当しないのですが、KING OF TIMEではすべて検索に引っかかってくれるので助かります。
ちょっとした手間ですが、従業員数が多ければ相当な数になるので、人事担当の手間を省くことにつながっています。

使いこんでいくうちに、こうすればもっと便利だと思うことが出てきます。たとえば従業員自身でシフトを組むので、現在組まれているシフトの総労働時間を確認できたらいいですね。
労働基準法の範囲内でシフト日数と時間が決まっているのですが、現段階で何時間のシフトを組んでいて、何時間働いているのかを確認する必要があります。個々で計算してもらいながらシフトを組んでいますが、それをKING OF TIMEでの勤務表のサマリ部分で、現状組まれているシフトの総労働時間をユーザー画面で確認できるとありがたいです。別途管理者用の画面で確認をする責任者の手間も省けます。
さらに使いやすくなるように、私も気づいたことは要望としてお伝えしていきたいです。

弊社では基幹システムの見直しを進めてきました。どの会社も基幹システムを入れ替えるとなると大がかりな作業になり、人事担当は苦労すると思います。
しかしKING OF TIMEの導入は先述したようにスムーズに実施できたため前倒して完了できたので、基幹システムの移行に注力できたと思います。これからも基幹システムと勤怠管理など周辺のデータをうまく連携させながら、業務効率の改善を続けていきたいです。