未経験の人事労務担当による勤怠管理業務をサポート。
株式会社クラブメッド様の導入事例

高見様：はい。2018年春にHRM部門に着任したのですが、実はそれまで人事労務の経験はありませんでした。KING OF TIMEを導入することは決定していましたが、設定はこれからという状況で前任者から引き継ぐ形となり、不安が残る中KING OF TIMEの設定を始めることになりました。

高見様：本当にあの頃は頼ることのできる唯一の存在が関川さんと言っても大げさではない状況でした。KING OF TIMEの導入サポートのみならず、“人事労務とは？”というレベルからいろいろ教えていただきましたね。
電話やメールでのサポートにもかかわらず、まるですぐ横にいるかのようにこちらの要望を汲み取っていただき、すぐに回答していただけたので、次々と疑問や問題点を解決していくことができましたし、当初の不安はすぐになくなりました。

高見様：そうでしたね。Excelは自由に集計が可能な為、フレックスタイムの集計も当時は特に疑問を抱く事はありませんでしたが、KING OF TIMEで設定・集計を行う事により、弊社は複雑な管理を行っていた事に気が付きました。
KING OF TIMEの設定を無理やり現状の集計に合わせる事も考えましたが、これを期に社内の運用を見直せないかと上司に相談し、大幅な見直しを行う事ができた事が結果的に複雑な管理から抜け出せたと感じています。

高見様：現状の管理方法とは大きく変わるので、最初は説明会は必要だと考えていました。しかし、外勤も多い弊社では従業員を集めることが容易ではなかった為、自社独自の従業員・承認者向けマニュアルを作成することにしました。

高見様：マニュアルは初回ログインの方法、打刻画面のブックマーク登録方法から、誰もが絶対に必要となる、有休申請や残業申請、出張の多い営業向けの国内・国外出張申請、手当の申請、承認者向けの承認方法等、弊社独自のルールに則り、画面のスクリーンショット付きで、なるべく詳細に作成し社内メールで共有を行いました。

高見様：従業員に案内した直後には、反論や問い合わせが殺到するのでは？と正直恐れていましたが、蓋を開けてみれば、一日に一度質問がある程度で、拍子抜けするぐらいスムーズに導入を行うことができました。

関川：打刻や申請機能なども問題なく運用いただけましたか。

高見様：弊社では、内勤の従業員は各自のPCで打刻を行い、外勤の従業員は各自のPCと携帯のどちらかで打刻を行う併用可能な打刻方法を採用しました。既存の管理方法と大きく変わりましたが、質問が最小限に済み、スムーズに従業員へ浸透したのは、システム自体が誰にでも使いやすいように作り込まれているのが大きかったと思います。また、自社従業員・承認者向けのマニュアルにカスタマイズしたことにより、従業員により理解してもらえたと思います。

高見様：はい。例えば手当であれば、自分が申請を忘れると支給が遅れるため、マニュアルを確認しながら申請を行ってもらうことができました。申請に慣れてもらうには丁度よかったと感じています。

高見様：色々ありますが、Excelや紙ベースで勤怠管理を行っていた頃と比べて、作業の手間が大幅に軽減されたのが特に大きいですね。作業時間で言えば5分の1ぐらいになったのではないでしょうか。

高見様：例えば残業時間の管理にしても、KING OF TIMEを導入するまでは、全社員分のExcelシートを開いて、1つ1つ間違えがないかチェックをしながら残業時間を書き写していましたが、今ではKING OF TIMEの画面だけで、リアルタイムに反映される従業員の打刻で正確な時間を把握し、管理することが可能になりました。さらに有休管理に関しては、以前は紙で管理しており、取得日数や残日数等把握が困難で、確認作業に相当の工数がかかっていました。

高見様：KING OF TIMEは、勤怠管理だけでなく有休管理もできるので、一元管理されたことにより、手間のかかる作業がなくなりました。
そして作業にかかる時間や手間を軽減できただけでなく、KING OF TIMEを導入したことにより記載ミスや集計ミス等のヒューマンエラーを取り払うことができたというのが、会社全体として、特にHRMにおいて大きな進歩であったと思います。
さらに今後、人事労務担当を誰かに引き継ぐことがある場合でも、既に従業員・承認者向けマニュアルはありますし、これに加えて新たに引き継ぎ用のマニュアルも少しずつ作成しているので心配していません。そしてなんと言っても勤怠管理に必要な機能はすべてKING OF TIMEに入っており、充実したサポート体制が整っているので安心です。