株式会社ファクトリージャパングループ

家弓様：KING OF TIMEを導入する前は、人事労務システムと統合された勤怠管理システムを使用していました。2020年に人事労務システムを導入したことをきっかけに、それまで使用していた勤怠管理システムから移行して、人事労務まわりで使用するシステムを統一しました。

家弓様：人事労務システムの契約更新が近づいたことをきっかけに、勤怠管理システムの見直しを図りました。理由は大きく二つあります。一つ目は打刻が定着しなかったこと。二つ目は勤務時間集計の際に手作業が多く、かなりの時間を費やしていたことです。この二つの課題を解消するために、最適な勤怠管理システムがあるなら移行しようと話がまとまりました。

家弓様：一つ目の打刻が定着しなかった理由は、打刻方法に課題があったためです。以前はタブレットで顔写真を撮影して打刻しており操作は簡単でしたが、通信環境が安定していないときなどは顔写真を撮影するのに時間がかかりました。結果として、打刻を後回しにして忘れてしまうスタッフが多かったです。
打刻を忘れたら勤怠管理システム内の申請フォームで申請書を上げてもらっていましたが、打刻時間を間違えたりすると、人事部が削除や修正を行わなければいけなかった点も作業を増やす要因になっていました。

家弓様：当社では、各スタッフが勤務時間を超過しないように、人事部が週ごとにシフト時間を計算して、シフトを組む各店舗の店長に連絡を入れています。以前の勤怠管理システムでは、週ごとのシフト時間を確認できず、月全体の勤務データをexcelでダウンロードして、そのデータをもとに人事部が計算していました。
月の中間と月末の締め日の2回、この作業を行うのですが、約1,500人のスタッフのシフトと、勤務時間に不備がないかを確認するのに、5人の人事部スタッフが丸2日かけてやっていたので、かなりの時間と労力が費やされていました。

家弓様：ネット検索で知りました。人事部内で現状の勤怠管理システムも含め、複数社のシステムを比較検討して決めました。

家弓様：人事部が抱えていた二つの課題の両方を解決できるのがKING OF TIMEでした。打刻方法については、本社はパスワード認証打刻、店舗はモバイル打刻か、ICカードを使ったPC接続型、と複数の打刻方法を併用できました。ICカードはスムーズに打刻でき、店舗での打刻が習慣化できそうだと感じました。また勤務時間の集計においても、KING OF TIMEは週ごとや月ごとで勤務時間を簡単に一覧にして確認でき、かつ勤務時間のデータ抽出も短時間で済むことが決め手になりました。

家弓様：やはり勤務時間の集計作業にかかっていた時間と労力が、大幅に削減できたことが大きかったと思います。今まで丸1日かけて行っていた勤務時間の集計と確認が、わずか2時間程度に短縮されました。時間だけを見ても１／３以上の短縮です。
給与計算を行うためのデータ抽出が1分もかからず数秒で終了するので、そこも作業効率を上げることにつながりました。以前はデータ抽出だけで数時間かかっていたので、驚くほどの短縮です。集計作業に必要な時間が激減したので、空いた時間で別の作業を進められるようになり、人事部のみんなは口を揃えて「助かったね」と言っています。

家弓様：まずKING OF TIMEの導入時ですが、私が前任者から引き継いだ段階では、以前の勤怠管理システムから切り替えが終わっていました。初期設定は、KING OF TIMEのマニュアルを見ながら前任者が終えてくれたので、すぐに運用に入りました。しかし、実際に運用が始まると想定していなかったエラーが出ることがあり、その一つひとつを潰していく作業が続きました。

家弓様：エラーが出たら設定を変更して、協力してくれる店舗と人事部との間で新しい設定をテストしながら、徐々に当社の就労条件に合ったものに整備していきました。しかし、どうしても自分たちだけでは、これで間違いなく設定できているという自信がなかったので、プレミアムサポート運用支援(※)を利用することにしました。

※プレミアムサポート運用支援について詳細はこちら。

家弓様：プレミアムサポートを利用する以前は、無料サポートに問い合わせるなどして改善を試みていました。しかし、「設定方法だけでなく、当社のKING OF TIMEの設定が合っているのか、もっと最適な設定方法がないのかを知りたい」と伝えると、「システム設定を確認して、調整までサポートする"プレミアムサポート運用支援"を利用してはどうか」と教えていただきました。

家弓様：プレミアムサポート運用支援は利用者専用の電話窓口が用意されているので、すぐに連絡ができて、解決までのスピードが早かったことです。当社の設定状況も遠隔操作で細かくチェックしていただいて改善すべきところを指摘いただいたので、この設定で問題ないと安心できるようになりました。
これまで約1年利用してきて、さまざまな疑問が解消され、以前に比べて電話窓口の利用頻度は下がりましたが、困ったときにいつでも頼れる場所があるのは心強く、もう少しプレミアムサポートを利用できたらと思っています。

家弓様：当社のような業態の特徴かもしれませんが、全国各地に店舗があり、その年によって店舗数が変動するような業態なので、年1回の異動の時期は作業量が膨大に増えます。
配属先によって事業部エリアも変わりますし、勤務時間も変わります。配属先が変更になれば、スタッフが何か申請をする際の承認ルートも変更になるので、あらためて組み直さなければいけません。その作業を全部私たちでやりきるのは相当時間もかかりますし、間違いなく組み直せるのか不安が残ります。
次回の異動時期にはプレミアムサポートをフルに活用し、最短で異動による変更をシステムに反映させる方法を聞くなどして、業務の効率化を図りたいです。

家弓様：月ごとではなく、週ごとの勤務時間の確認が必須なら、KING OF TIMEはとても便利だと思います。それから当社のように人事部が置かれている本部と店舗で場所が離れているような業態だと、KING OF TIMEを介してデータを共有し、確認作業まで行えるので作業効率が格段に上がりますね。当社もKING OF TIMEを導入してから、不備が減りましたので、上手に活用されるといいと思います。