株式会社エスクリ様

保坂様：別の勤怠管理システムを使用し、パソコンを使って出退勤を記録していました。以前の勤怠管理システムをかなり長い期間使ってきたこともあり、当時はこのシステムではダメだという課題意識はありませんでした。

保坂様：それまで使っていた勤怠管理システムの保守期限が切れると同時にバージョンアップされ、私たちが使用していたものとは別物といえるほど新しいシステムに切り替わることになりました。
そこで新しくシステムを探すことになりました。システムを新しくするなら、これまでできていなかったシステム上での残業や有給の管理もできれば効率的になる。そうした機能を備えたシステムに変更したいと考えるようになりました。

保坂様：出勤退勤の打刻という基本的なことはもちろんですが、これまでの残業管理はシステムから抽出したデータをExcelで加工して、月ごとの予想残業時間を従業員に通知していました。これがとても手間だったので、システム上で見える化できたらと思っていました。

泉様：従来の勤怠管理システムは給与システムと同じメーカーのものだったので連携はスムーズでしたが、新しい休暇制度ができたので反映させたいと思っても、開発費用がかさんでカスタマイズできないなど課題もありました。
給与システムとの相性は大きなメリットですが、給与システムと連携しやすいということだけを優先していると現状を改善するのは難しいため、勤怠管理システムを変更することで現況を改善しようと思いました。

保坂様：システム部門からもらった候補先の一つにKING OF TIMEがありました。そのなかで最終的にKING OF TIMEを選んだのは、導入実績の豊富さ、給与システムなど外部システムとの連携が簡単にできること、そして価格です。
特に価格は安いと感じました。KING OF TIMEは初期費用もかからず、月額1名300円で使用できます。これならランニングコストを抑えられると思いました。後継システムの初期費用との比較や、5年間の利用費用の概算を出し、最小限の負担で導入できると判断しました。

泉様：弊社にはエスクリグループ全体で社員約900名、パートやアルバイトまで含めると約3,000名います。他社では約3,000名の従業員の勤怠情報を抽出しようとするとかなり時間がかかると言われたり、雇用形態ごとに細かな設定ができなかったりで、他社と比較することでKING OF TIMEの特徴がよく分かりました。

保坂様：2023年の1月に運用を開始しました。以前の勤怠管理システムの保守期限が2022年末だったので、必ず2022年内に準備を完了させておく必要がありました。
2022年の夏にKING OF TIMEの導入を決めて、まずKING OF TIMEの導入支援実績のある社労士事務所とコンタクトを取りました。
勤務形態がかなり複雑なので、どのように自社の勤怠条件を設定していけばいいのかを専門家に相談しなければ、自分たちだけで完全に設定を終えるのはハードルが高いと考えたからです。

泉様：弊社は結婚式場を運営しているので、勤務先が全国各地にあるだけでなく、従業員がさまざまなシフトで働いています。1人の従業員が1日の勤務時間の中で、勤務場所を移動する応援勤務も珍しいことではなく、夜勤もあります。
そうした細分化された勤務形態を反映しないと結婚式場ごとの人件費の仕分けができないので、いかに現状の雇用形態をシステム上に反映するのかが大変でした。

泉様：もちろんです。KING OF TIMEのカスタマーサポートを利用して、分からないところをひたすら質問して潰していきました。システムの土台づくりに3カ月くらいかかり、大変な作業でしたが、KING OF TIMEがさまざまな勤務形態に対応できる柔軟性をもったシステムであることも理解できました。
テスト期間に入ると独自に作成したマニュアルを配布したり、従業員を対象とした説明会を行いました。導入後には大きなトラブルは起きなかったものの、最初は各部署から問い合わせなどは多かったですが、導入から半年が経ち現在はみなさんが使いこなせていると思います。

保坂様：みなさん使いこなしていただけるようになりましたし、仕組みを理解している上長たちは、さっそくKING OF TIMEを使いながら自分が担当する部署の残業管理も行っています。
労働基準法が改定されて、残業時間の管理にはより厳しいチェックが必要になりました。リアルタイムで勤怠管理ができるので役立っていると思います。

泉様：一番変わったのは残業管理のためにデータを抽出して、Excelに落とし込むという作業を行わなくて済むようになったので業務が効率化できて残業が減ったことです。
残業時間の管理も月ごとで一定時間を超えそうな従業員には画面上でアラートを出せるようになり、上長に言われる前に、従業員側が自主的に勤務時間を管理することにも使われています。

泉様：従業員が部署を異動した際に、異動後の部署や所属先を登録すると過去データも紐付きます。こちらが新しい所属先を登録するだけでデータが紐付くのは便利な反面、過去の所属先でのデータを見返した時に、現在の所属先でのデータのように見えるため、作成した給与データと違う見え方となり、少し迷うことがあります。
両方を比較しながら確認すれば問題ないことかもしれませんが、弊社は異動する従業員が多い会社なので、従業員の異動に関するデータ処理に幅があるといいですね。
とは言っても、勤怠データから従業員の残業時間がグラフ化できるなど便利な機能の充実ぶりには驚かされます。部署ごとの残業時間数など経営層にとって重要な指標をさっとまとめて示すことができるので、過去データをうまく保管して、必要な時に抽出できるようになれば、さらに活用の幅が広がると思っています。

保坂様：KING OF TIMEは別のシステムとAPI連携に強いと聞いています。来年には私どもの基幹システムを変更することになっているので改めて調整を重ねながら、勤怠情報から得られるデータをフルに活用して、弊社の働き方改革にもいかしていきたいです。