結婚式場の約3,000人の従業員の
複雑な勤務形態にも対応。
株式会社エスクリ様の導入事例
複雑な雇用形態にも対応
約3,000人の勤怠データもサクサク管理
管理に携わる人事部の保坂様と泉様にお話をうかがいました。
事業概要
<2023年10月3日掲載>
<2023年10月3日掲載>
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管理本部 人事部マネージャー 保坂様
残業や有給も効率的に管理できるシステムへ
そこで新しくシステムを探すことになりました。システムを新しくするなら、これまでできていなかったシステム上での残業や有給の管理もできれば効率的になる。そうした機能を備えたシステムに変更したいと考えるようになりました。
導入の決め手は”価格の安さ”
泉様:従来の勤怠管理システムは給与システムと同じメーカーのものだったので連携はスムーズでしたが、新しい休暇制度ができたので反映させたいと思っても、開発費用がかさんでカスタマイズできないなど課題もありました。
給与システムとの相性は大きなメリットですが、給与システムと連携しやすいということだけを優先していると現状を改善するのは難しいため、勤怠管理システムを変更することで現況を改善しようと思いました。
管理本部 人事部 泉様
特に価格は安いと感じました。KING OF TIMEは初期費用もかからず、月額1名300円で使用できます。これならランニングコストを抑えられると思いました。後継システムの初期費用との比較や、5年間の利用費用の概算を出し、最小限の負担で導入できると判断しました。
泉様:弊社にはエスクリグループ全体で社員約900名、パートやアルバイトまで含めると約3,000名います。他社では約3,000名の従業員の勤怠情報を抽出しようとするとかなり時間がかかると言われたり、雇用形態ごとに細かな設定ができなかったりで、他社と比較することでKING OF TIMEの特徴がよく分かりました。
複雑な勤務形態にも対応できる柔軟なシステム
2022年の夏にKING OF TIMEの導入を決めて、まずKING OF TIMEの導入支援実績のある社労士事務所とコンタクトを取りました。
勤務形態がかなり複雑なので、どのように自社の勤怠条件を設定していけばいいのかを専門家に相談しなければ、自分たちだけで完全に設定を終えるのはハードルが高いと考えたからです。
そうした細分化された勤務形態を反映しないと結婚式場ごとの人件費の仕分けができないので、いかに現状の雇用形態をシステム上に反映するのかが大変でした。
カスタマーサポートを活用しながらシステムの土台づくり
テスト期間に入ると独自に作成したマニュアルを配布したり、従業員を対象とした説明会を行いました。導入後には大きなトラブルは起きなかったものの、最初は各部署から問い合わせなどは多かったですが、導入から半年が経ち現在はみなさんが使いこなせていると思います。
残業時間の管理を従業員に意識付けできるように
労働基準法が改定されて、残業時間の管理にはより厳しいチェックが必要になりました。リアルタイムで勤怠管理ができるので役立っていると思います。
泉様:一番変わったのは残業管理のためにデータを抽出して、Excelに落とし込むという作業を行わなくて済むようになったので業務が効率化できて残業が減ったことです。
残業時間の管理も月ごとで一定時間を超えそうな従業員には画面上でアラートを出せるようになり、上長に言われる前に、従業員側が自主的に勤務時間を管理することにも使われています。
経営を左右する人事データを積極的に活用していきたい
両方を比較しながら確認すれば問題ないことかもしれませんが、弊社は異動する従業員が多い会社なので、従業員の異動に関するデータ処理に幅があるといいですね。
とは言っても、勤怠データから従業員の残業時間がグラフ化できるなど便利な機能の充実ぶりには驚かされます。部署ごとの残業時間数など経営層にとって重要な指標をさっとまとめて示すことができるので、過去データをうまく保管して、必要な時に抽出できるようになれば、さらに活用の幅が広がると思っています。
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