人員を増やさずDX推進、年1,800時間の削減に。
リゾーツ琉球株式会社様の導入事例

知念様：別の勤怠管理システムを使用していました。当社は例えばホテル内のフロント部門、調理部門などセクション数が多く、シフトもさまざまなので、各施設に複数人のシフト管理者を置いて、残業申請など従業員の勤怠に関連する作業から月締めまで行っています。しかし課題も多く、現場から改善してほしいという声が上がっていました。

知念様：それもありますが、当社は豊見城市との間で、瀬長島の観光や地域経済の発展を目指した長期的な開発計画に取り組むことが決まっていて、そのため3年以内には従業員数が1,000名を超える予定です。今後を見据えると、現状の勤怠管理システムでは対応しきれなくなることは予想できたので、勤怠管理の体制を強化することは必須でしたが、体制強化のために人事担当者の人員を増やすのではなく、システムを入れてDX化を進めることで対応したいと考えていました。

知念様：以前の勤怠管理システムはサーバー型だったので、打刻データの反映に時間がかかっていましたし、土日にサーバーが落ちたりすると月曜まで復旧作業ができず、打刻できないなどのトラブルがありました。 それから残業時間や休日出勤などの集計データは、システム管理者側でしか確認できなかったので、総務人事課で集計データを作成して各施設のシフト管理者に報告していました。当社は月末締めの15日支払いで、月末から数日間で勤怠情報の最終チェックを行い、経理に渡しています。作業が追いつかないので給与計算を優先していましたが、各施設のシフト管理者にしてみれば翌月のシフトを組むためにすぐに集計データを確認したい、けれどできないというジレンマがありました。

知念様：まず即時に情報を確認したかったので、サーバー型ではなくクラウド型であること。それから当社で使用している外部の人事・労務管理システム「SmartHR」と給与システム「マネーフォワード クラウド給与」にAPI連携できるかどうかです。 打刻方法も重視しました。もともとはICカード打刻でしたが、ICカード作成の費用と手間を削減するために、直感的に使えて不正が起きにくい生体認証にしたかったです。KING OF TIMEなら、これらの機能面をクリアできるだけでなく、私の計算では年間1,800時間の作業時間が削減できると役員の前でプレゼンを行いました。

知念様：そうです。私たち総務人事部のメンバー2名の作業時間と、30名ほどいる各施設のシフト管理者が行うシフト登録、残業申請などの承認時間、月末の勤怠データの作成まで含めると全員の削減時間は1,800時間になると計算しました。役員からはシフト管理の効率化を高く評価されましたよ。

知念様：それまでシフト管理はExcelを使っていましたが、KING OF TIMEにシフトを登録さえしておけば、各施設のシフト管理者は全従業員の勤務時間や残業時間などをリアルタイムで確認できます。規定の残業時間を超えるなどするとアラートで通知が出るので、残業時間の超過も防げます。勤怠の見える化に大きく貢献できることが決め手になりました。

知念様：まずはホームページの問い合わせフォームから連絡を入れました。2024年3・4月の2か月で設定を終わらせ、バックオフィス系の従業員約50名が働く本部だけ5月に先行導入し、6月に全施設に導入しました。 従業員情報など土台となるものは「SmartHR」から簡単に連携でき、600名の従業員情報を手動で登録する必要がなくスムーズでしたね。給与計算も、「マネーフォワード クラウド給与」側で、KING OF TIMEから勤怠の情報を連携するというボタンを押せば、1回につき数分で作業終了です。本当にあっという間で、一度連携してしまうと、格段に作業時間が減りました。

知念様：ただし、細かい設定のところでいえば、KING OF TIMEでは派遣社員の情報を入れていますが、給与の計算は自社従業員だけで派遣社員の情報は必要ありません。しかしKING OF TIMEと「マネーフォワード クラウド給与」とは自動連携なので、給与システムにも派遣社員の情報が連携されます。そのため「マネーフォワード クラウド給与」上で派遣社員を退職扱いにするなど、独自のルールづくりは必要でした。 また給与計算のために、勤怠システムから集計データを取り込む必要がありますが、以前の勤怠システムはサーバー型で、色々な集計項目をカスタマイズしていました。KING OF TIMEではデフォルトで各項目が集計されますが、さらに当社に必要な集計項目を「カスタムデータ項目」という機能で作成すると、任意の集計データもつくることができます。最終的に作成した項目は「マネーフォワード クラウド給与」と連携できますが、そうしたシステムの移行に伴って調整すべき部分では多少苦労しました。

知念様：私はもともとシステムを触るのが好きなほうですが、それでもサポート担当の方にわからないことは聞いていました。総務人事課のメンバーはサポート担当の方から電話がかかってくると嬉しくなるほどファン化していました。それほど丁寧に対応いただけたんです。 マニュアルもしっかりしているし、サポート窓口もあるので、ある程度は設定できると思います。不安なら有償サポートを利用されたらいいと思いますよ。

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知念様：作業時間が劇的に短縮されたことはもちろんです。外部システムとの連携がいいし、クラウド型になって即時に情報収集できるといったところも良かったですが、各施設のシフト管理者にとっても使いやすいものであったというのが一番良かったことかもしれません。シフト管理者が見ている管理画面に無駄な情報がない、戸惑わず直感的に操作できる点はKING OF TIMEの特長だと思います。

知念様：最初の2か月くらいは操作方法の確認などありましたが、今ではほぼありません。導入前に全施設を回って従業員説明会を開いたのですが、説明会を開催したことも大きいとは思います。 シフトを登録しておけば、月末締めの作業がすごく楽だという声もたくさん届いています。月初にこの作業をしておけば、月末に行う勤怠データが簡単に集計できて作業効率が上がることを理解していないと、いくら便利なシステムを準備しましたと言っても使ってもらえません。こうしたシステムを導入した際には、従業員にどういう効果があるのかを明確に伝えることも大事だと思います。

知念様：先にお話ししましたが、当社は3年以内に従業員数が1,000名を超えるくらいまで増える予定です。3年後を見据えて今のうちに体制を整えたいということでKING OF TIMEを導入したので、効率化をさらに進めていきたいと考えています。