東和興業株式会社様

最初に報告された従業員の勤務シフトと、今現在の勤務状況を知ることが本社サイドでは困難だという事から持ち上がったのが、勤怠システムの導入です。第一に、スケジュールと勤務結果を付き合わせることができる機能を持つことが最優先となります。しかし従業員の平均年齢が68歳になることもあって、ITリテラシーが高くない人材でも扱えるよう、簡素なインターフェイスでないとならないことも条件に加わり、二つの要件を満たすシステムを選定する作業が始まりました。

誰もが扱える簡易なインターフェイスと、スケジュールと勤務結果を付き合わせる機能を持つ勤怠管理システムとなれば、それほど選択肢が多い訳ではありませんが、いろいろ調べた結果、要件を満たすシステムはカメレオンコードと「KING OF TIME」しかないことがわかりました。

カメレオンコードに関しては非常に扱いやすいですね。汎用のカラープリンタで印刷できるので、紛失してもすぐに再発行ができます。ただし、カラーパレット部が少しでも隠れると、極端に認識しなくなる傾向があるので、カードの左端にスペースを作って、画面にかざすときはそこを持って貰うようにしたのです。これは大変効果的で、認識率が大きく向上しました。


清掃員 大石さん：「初めての事でしたが、とっても簡単にできました。」

このシステムのおかげで一番の課題だった、スケジュールの可視化が容易におこなえるようになりましたね。予定されている出勤日と、当日の打刻状況を付け合わせるだけですから、本社にいながらこれが確認できます。もちろん、お客様からの問い合わせにも即答できるようになりました。これまで紙にボールペンで書くだけですから、極端な話、5分遅刻していても問題とされなかったのです。そういう部分で厳格化されるのを嫌がる人は居ましたが、逆に言うときちんとした時間に出勤さえしていれば、自分を守るための証明になるのだと従業員に説得しました。

また、今回のシステムでは顔検知機能により本人確認もしやすくなりました。これについても、厳格に管理しすぎではないか？という声があったことも事実です。しかし、高齢者ということで、毎日の健康管理のためにも必要では無いかと考えて導入しました。

導入を振り返り、初期の目的以上に効果がありました。狙っていたスケジュールの可視化やヒューマンエラーの現象などのほかにも副次的な効果はありました。勤怠管理を通じて、現場の声も聞きやすくなっているので、企業全体の活性化にも影響を与えていると考えています。

システム導入はコスト削減や省力化が目的と捉えられがちですが、実際には業務の品質改善やヒューマンエラーを無くすことへの意義の方が高いと考えています。人間がやることには限界がありますから、その代替えとして上位の存在になれるシステムこそ求めているものです。そういった部分で今回のシステム導入の意義は高かったと思いますし、せっかく導入したシステムなのでこれをベースにさらなる業務品質の向上を目指していきたいですね。

私が直接担当したのは現場への説明です。高齢者が多い中、積極的に各人への説明を続けてきたのですが、言葉や文字で説明しても嫌がる人が居ます。そうした従業員にも分かるようにと考えたのが、画像で綴られたマニュアルです。
500名規模で各拠点へ散らばっている一人ひとりに、マニュアルを持って実際に取り扱いを説明して歩きました。その結果として、ほとんどの従業員が2、3日で操作を覚え、1週間後には、ほとんどミスの無い勤怠管理が実践できたといいます。


業務命令として使わせるというスタンスでも問題は無いのですが、従業員の立場からすれば、これまでまったく違うやり方を強制されることになります。新しいシステムによってどれだけ楽になるか、みんなにとっての導入メリットを話しつつ、あくまでもお願いする形を取りたかったのです。
現在では従業員から「この操作が分からない人は居ないと思いますよ」と感想が出てくるほど浸透し始めています。ここまで来れば、今後新しい方が入っても現場で教えられると思います。「KING OF TIME」による勤怠管理の一連の流れは、東和興業として標準化できたと考えています。

総務担当として、これまでは500名分の勤怠管理表を毎月精査してきました。東和興業の給与は15日締めの月末支払いとなっているので、毎月16日から数日は本社の同氏宛てに封筒が送られ続けることになります。それを開封して担当者別に整理してから、Excelで集計する。スムーズに進めばよいですが、大抵の場合送り忘れや記入ミスがあるので、16日以降は他の作業ができないほど勤怠管理に時間を取られていました。

ほとんどの疑問点や問題点は、Q&Aを確認するだけで解決できています。