労務管理の見直しで管理部門の業務がシンプルに。
株式会社日本アレフ 様 ×
社会保険労務士法人ガルベラ・パートナーズ 様の導入事例

就業規則の見直しを図る上で、まずは勤怠管理の問題解消を目指した

小野 様：弊社はオーナー企業として80年の歴史がありましたが、2016年にセンサ・スイッチ部門の新設分割を行い、中国の銀億グループの傘下となりました。これを機にこれまでの就業規則、労務管理体制を見直すことに致しました。しかし、「何から手を付けるべきか」を決め兼ねていたため、社会保険労務士のお力をお借りしたくガルベラ・パートナーズ様へ相談致しました。

ガルベラ 渡邊 先生：ご承知の通り日本アレフ様のような労務管理体制を見直す企業様は増えております。労務管理について、就業規則上のルールと運用実態のギャップが大きいというケースは、歴史のある企業様でありがちな事例です。時代によって法令や経営判断の材料は変化していきますが、例えば就業規則だけ変更して運用実態が追いついていないとか、運用実態が変化しているのに就業規則に反映されていないという事が多々あります。

小野 様：これまで時代や法令の変化に合わせて就業規則を改修してきましたが、ガルベラ・パートナーズ様にギャップの改善点を洗い出して頂いたことで、「働き方改革」も意識したより働き易やすい職場環境と、管理業務に適したシステム環境を作る事ができる点に気が付きました。

ガルベラ 渡邊 先生：見直しを行う上で、まずは勤怠管理システムに着目しました。出勤や退勤のほか、社員の労働時間の合計等は労務管理の基礎となる情報です。可能な限り細かな情報を記録し、企業管理の要請に応じて必要なデータが素早く集計・出力できるシステムをご提案致しました。

柔軟性と導入までのスケジュール、価格からクラウドサービスへの移行を決意した

ガルベラ 渡邊 先生：日本アレフ様が導入していた勤怠管理システムは、労務管理に強いSIer様が開発したものでした。システムとしては優秀でしたが、企業の要望にきめ細かく対応する柔軟性に欠け、「かゆいところに手が届かない」。改修も考えましたが、現場ごとの要望に応えつつ、労働法のコンプライアンス基準をクリアするシステムを作り上げるのは難しいと判断しました。

ガルベラ 小山 先生：日本アレフ様が目指す管理体制を実現していくためには、「企業管理上の要請」「現場ごとの要望」「法令基準」をクリアしていく必要があるのですが、それをSIer様に100%カバーしてもらうのは難しい。そこで目を向けたのが、クラウド型の勤怠管理システム「KING OF TIME」です。

小野 様：渡邊先生から「現状のシステムを改修しますか、クラウドサービスを使ってみますか」と提案されました。改修する場合はどれぐらいのコストが掛かるのか、また改修すればすべてを解消できるのか、導入までのスケジュールとカスタマイズ性、予算や使い勝手を総合的に判断しKING OF TIMEを導入することに致しました。

ガルベラ 小山 先生：日本アレフ様は2つの工場だけでなく支店もありました。クラウド型のサービスならこうした拠点を一元管理しやすく、API連携なども期待できます。なにより「規程をシステムに合わせる」のではなく、「規程を整備しながらシステムに適用していける」のがクラウドサービスの大きな魅力だと考えました。

システムに100%任せない、強い管理部の足がかりになる

小野 様：クラウド導入を決定してから稼働まで約4ヶ月。12月に試用を開始してから、1月は就業規則の全面改訂、2月3月は社内規則を見直しながら適応していき、4月1日には無事に全社カットオーバーすることが出来ました。

ガルベラ 小山 先生：給与システムの設定と平行しながら、KING OF TIMEの設定も行っています。自分でも業務と機能を照らし合わせながら使っていますが、こうした「手間」は大事です。すべてをSIer様に任せてしまうと、現場に経験値が貯まりません。「こうしたい」があっても、自分達で調整ができなくなってしまいます。

ガルベラ 渡邊 先生：幕田様や片桐様、管理部門の方にご負担を掛けているのですが、業務や社員の労働環境も考えれば例外も出てきます。システムに100%を期待すると例外に対応できなくなってしまいます。根幹となる時間管理やシフト運用などはクラウドシステムの自動処理で効率的かつ安定的に処理しつつ、例外的なケースについては自分たちで補う柔軟性を保持するという形であれば、変化や例外にも強い管理体制を整えられるのではないでしょうか。

小野 様：KING OF TIMEの運用を開始して数か月ですが、勤怠管理システムを含めた労務管理の見直しで管理部門の業務がシンプルになりました。シンプルにする目的を社員に十分に説明し、理解してもらうことで、社員の不満を取り除き、少しずつより良い職場環境の為の改修を進めていきたいと思います。

業務に追われる管理部門をサポートできる

小野 様：管理部門は迅速な経営判断材料を扱う部門ですが、その都度情報収集や資料作成に時間を要するわけにはいきません。その点、KING OF TIMEはアウトプットが豊富で、社員の勤務状況が一目で確認でき、管理監督者にとっても迅速な業務対応が可能になりました。

ガルベラ 渡邊 先生：最初にお話ししたように、多くの企業様が「就業規則上のルールと運用実態のギャップが大きい」ことで悩むのも、管理部門が労務管理体制の見直しなどを優先しづらい状況があるのかもしれません。KING OF TIMEで管理部門の負担をどこまで減らせるのかはこれからですが、どこを見れば何の情報が「ある」のか、また「ない」のかが明確になったことは大きな第一歩だと感じています。

小野 様：長年利用し費用をかけた既存の勤怠管理システムを入れ替えることは、管理部門の業務負担や社員に不安感を考えるのでは、と抵抗感もありました。しかし、ガルベラ・パートナーズ様にお力添え頂き、思い切ってKING OF TIMEに入れ替えを決断した事で、大きな設備投資を行う事なく最良の就業規則や労務管理体制を構築できたのでないかと実感しております。