安価な導入コスト、かつ変則的な働き方にも対応。
株式会社フィナンシャル・エージェンシー様の導入事例

別の勤怠管理システムを使用していました。以前の勤怠管理システムは使い始めて10年以上経っていましたし、保守費がかさんでいたこともあり、変更を検討することにしました。当社の上席からこんなサービスがあると情報共有があり、私もネットで検索して他社サービスと比較した結果、KING OF TIMEを選びました。

コロナ禍で働き方が変わっただけでなく、子育てをしながら働いている人も多く、子どものお迎えに合わせて勤務時間を調整するなど変則的な働き方を望む声が増えました。将来的に時間休を導入していきたいと考えているので、時間休に対応できるシステムであることが決め手の一つになりました。
それから1名あたり月300円で使用できて、使った分だけの従量課金なのでランニングコストが安価であることも大きかったです。打刻方法は従業員が使用しているPCで打刻ができるMyレコーダーを選びましたが、Myレコーダーは無料なので導入コストも抑えられる点に魅力を感じました。

まずオンライン説明会に参加してサービス内容を聞きました。操作性などは30日間無料体験を利用して確認しました。操作に迷った時にはサポートセンターに連絡して質問しましたが、丁寧に対応いただけたので助かりました。

自社の就業規則を反映するための初期設定には苦労しました。私はシステムを触るのは好きですが、それでもサポートセンターの方に来社いただいて、横に座ってもらって手取り足取り教えてもらいながら設定したいと思う時もありました。そんな時はサポートセンターの遠隔サポートを利用し、当社の管理画面を見ながら説明してもらいました。システムのことを十分に理解している方に相談できたからこそ、設定部分をクリアできたと思います。導入して約2年が経ち、自分たちに合った形になってきたと感じています。勤怠管理は私を含め2名で行っていますが、それでも問題なく業務を行えています。
従業員にはイントラとメールの両方でシステム変更を告知し、提供いただいたマニュアルを配布しました。マニュアルを読めば大抵のことは解決するはずですが、それでも問い合わせがあったのでマニュアルをさらに簡略化したものを自作してイントラで開示しました。

KING OF TIMEを使う前は、従業員が個別に残業時間を確認するツールがなかったので、自分で残業時間を控えておいて計算するしかありませんでした。しかし、今はKING OF TIMEを見れば残業時間や有休の残日数が簡単に確認できます。残業時間を減らしたり、いつまでに有休を消化するといったスケジュールを立てやすくなりました。また従業員が申請を忘れていたらメールで通知することができるので、私たちが催促しなくても個々で気付いて申請してくれるようになりました。

そうです。アラート設定は従業員側に申請などを促すだけでなく、勤怠管理を行っている側に対しても有効です。例えば当社はアルバイトも多く入社月がバラバラで、有休数や有休付与のタイミングも違います。一括管理が難しいことが課題でしたが、有休が付与されていなかった場合には管理側にもアラートが飛んでくるのでミスが減りました。
それから「前払いできるくん」とシステム連携できたことにメリットを感じています。以前は勤怠情報を抽出して加工するといった手間と時間をかけていましたが、効率的に業務を進めることができるようになりました。

申請を棄却する時にメッセージを入れられるので、何が間違っていたのかをメッセージでダイレクトに伝えることができ、正しい内容で再申請を促すこともできます。今回はこういった理由で承認をしたけれど、次回からこう改善してほしいといった補足情報も同時に伝えられると、さらに便利になると思います。

先にお話ししたように、時間休を導入することになったら、KING OF TIMEの機能をより活用できると思います。また就業時間の管理はとても厳しくなっており、働き方改革の推進にも大きく関わっています。個々が自分の就業状況を確認するだけでなく、各部署の管理職にもKING OF TIMEで拾える情報をチェックしながら、働き方の改善に役立ててほしいです。