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導入企業インタビュー

キングラン株式会社様

キングラン株式会社様

グループ会社の課題を網羅的に解決
キングラン株式会社が実現した経営を支える勤怠管理とは

医療福祉を事業のドメインにしているキングラン様。北海道から九州まで各地域に会社を構え、12社の事業会社を展開しています。グループ会社にはシフトを組んで働いている会社や直行直帰が多い会社など、各会社ならではの課題が多様にあり、それぞれの課題を全体的に網羅し解決するために『KING OF TIME』を導入しました。

事業概要

社名
キングラン株式会社
業態
医療福祉
利用者数
約3000名
拠点数
12拠点
打刻方法
Myレコーダー、カメレオンコード
導入前
カードリーダーを使った勤怠管理

グループ経営戦略本部 社長室 室長 萩元様
グループ経営戦略本部 社長室 戦略営業課 マネージャー 髙橋様
総合管理統括本部   労務管理課 西山様

キングラン株式会社の概要を教えてください。
萩元様: キングラン株式会社は、医療福祉を事業のドメインにしています。グループで12社の事業会社を展開しており、北海道から九州まで各地域に会社を構えています。 例えばキングランの本業である病院、介護施設向けのカーテン管理システムを請け負っている会社や、給食、建築、福祉車両を担っている会社など、様々な会社が集まっています。

担当者画像"

グループ経営戦略本部 社長室 室長 萩元様

多様な働き方で煩雑だった労務管理

従来の労務管理にどのような課題がありましたか。
萩元様: 当社はグループ全体で約3000名の従業員が在籍していますが、そのうち850名が正社員で、残る2000名を超える従業員がパート、アルバイトです。つまりパートさんとアルバイトさんのお力で成り立っている企業グループなのですが、そのために入退社が頻繁に発生し、労務管理が非常に煩雑になり苦労していました。
また営業担当の従業員などはお客様先を訪ねるときに直行直帰が非常に多いので、従来のカードリーダーを使った勤怠管理では、なかなか対応できないという課題がありました。

西山様: 従来の仕組みでは休暇申請などは従業員本人が直接システムに入力することができず、紙に記入した休暇届を提出して、それを労務管理課がデータに反映していました。その場合どうしても紙が発生してしまい、なおかつそれを申請した本人ではなく別の人がシステムに入力をするので、休暇のはずなのにデータ上では休みになっていないという入力間違いも問題でした。
また以前のシステムだと打刻した本人自らがデータを見に行けませんでした。そのため労務管理課がプリントアウトした紙を見ながら遅刻早退があるか、残業がきちんと反映されているかを確認しており、見直した時に漏れがあることが時々発生していました。
休日勤務も同様に、紙で「出勤します」と申請するという形でした。その書類を毎月勤怠締の際に各事業所から送ってもらい、その通りに勤怠が打たれているか確認をするのですが、その作業にはかなり時間がかかっていました。

担当者画像

総合管理統括本部 労務管理課 西山様


髙橋様: 私は営業担当で、内勤の日もあれば事業会社に出向いて直行直帰する場合もあり、さまざまな勤務スタイルをとっています。私の部下も突然「明日直行になります」ということもあるので、従来はまず口頭のやりとりで対応し、事後に申請をもらい承認をしていました。その際の作業にはとても煩雑さを感じていました。

担当者画像

グループ経営戦略本部 社長室 戦略営業課 マネージャー 髙橋様

各グループ会社の課題を網羅 KING OF TIMEを選んだ決め手

KING OF TIME導入のきっかけと導入の流れを教えてください。
萩元様: 勤怠システムを見直すきっかけは、当時使用していた勤怠システムのサービス終了でした。従来のシステムでは管理の上で様々な課題があり、労務管理課からも新たな勤怠システム導入の要望もあったので、クラウド型で新たなシステムを探すことになったという流れでした。
勤怠管理システムを提供している会社を複数あたり、実際に説明を聞いて各サービスの比較表を作りました。その中でもKING OF TIMEはスケジュール管理ができることや打刻の方法が非常に多いというのが魅力的で、さらにシフトの管理といったところにも対応できそうだと思いました。様々な業態の会社で平均して使えて、汎用性が高いということで選んだという流れです。
当社のグループ会社にはシフトを組んで働いている会社があったり、直行直帰が多い会社があったりするため、各会社ならではの課題が多様にあります。そうしたそれぞれの課題を全体的に網羅し解決できるサービスだということがKING OF TIMEを選ぶ決め手になり、まずは30日間のトライアルを実施しました。

西山様: 私はトライアルの段階から参画したのですが、従業員がどのように打刻するのかを想定しながら、そこで起こりうる問題をリストアップしました。また有休申請するときにどういうステップで申請し、登録をするのか。打刻し忘れした場合はどうするのか、上長がどう承認をするのか。そういう流れを我々労務管理課も体感しました。

萩元様: トライアルである程度の使い勝手などを把握できたため、労務管理課や担当役員などと協議しながら正式導入を決めました。

西山様: 現在、私たちキングラン株式会社の労務課では、当社とキングラン・メディケア、キングランリニューアル、キングラン・ハウネスト、インジニアスの計5社、約600名の勤怠を管理しています。 その他のグループ会社では、グランディックとキングラン九州がKING OF TIMEを使っています。
どのような打刻方法を採用していますか。
西山様: 打刻方法がたくさんあるので、いろんな働き方に合わせて打刻できることがKING OF TIME魅力だと思います。 キングラン株式会社の場合は、会社支給のPCとスマホで打刻を行っています。 またキングラン・メディケア株式会社はパートやアルバイトの方がたくさん働いており、また会社からPCやスマートフォンを支給していないため、カメレオンコードを使った打刻がメインです。

カメレオンコード認証(iPad専用)

カメレオンコード認証(iPad専用)

導入時の手厚いサポートもご評価

KING OF TIMEのサポートはいかがでしたか。
西山様: KING OF TIMEの導入時のサポートは、しっかり時間をとってくれてかなり手厚いと思いました。電話で問い合わせをした際も丁寧にサポートしてもらい、大変助かりました。
導入後はサポート担当にメールやチャット形式で問い合わせをすることができます。こちらがどういう問い合わせをしたのか記録が残りますし、そこで問題を解決することができています。
例えば実際にシステムエラーが起こった時に問い合わせをして、一度更新をかけるようアドバイスをもらい解決できたということがありました。

管理や申請・承認の工数削減 実感した効果は

KING OF TIMEの導入効果を教えてください。
西山様: 打刻のログが残るので不正ができない環境になっていると思います。修正の記録も誰のIDで行ったか履歴が残るので、それも不正防止に役立っていると感じています。
あとは紙の管理が減ったので、保存するスペースが削減されました。その他の管理もしやすくなったので管理業務に割く時間も減らすことができました。
従業員の人数が増えてくると記憶と勘だけでは管理ができません。さらにこれからは働き方改革などで、従業員の就労時間の管理は規制が厳しくなってくると思います。
KING OF TIMEのようなクラウド型でリアルタイムに管理できるものを導入することによって、不正やグレーな対応をなくすことに繋がっていると思います。

髙橋様: 内勤の場合はPCやスマホで打刻するので、今までのように打刻のためにカードリーダーの前に並ぶことがなくなりました。また営業は外出先から申請もできるので、今まで掛かっていた工数が非常に少なくなったと感じています。このようにアプリ一つで完結するのが、とても良い点だと思っています。

アプリ(位置指定)

アプリ(位置指定)

経営を支えるKING OF TIMEの価値

今後の展望をお聞かせください。
萩元様: おかげさまで当社は創業50周年を迎え、お客様も非常に増えました。これからも医療福祉というドメインは変えずにいろいろな新規事業や新たな商材サービスというのを提供して、社会に役立つ、医療福祉の中で選ばれる企業を目指していきたいと思っています。
労務管理に関する法改正がとても進んでおり、1分単位で残業をつけなければいけない時代になりました。従業員の適正な労務状況を管理できる企業でなければ、今後経営していくことはできません。KING OF TIMEは適切な労務管理を実現できる勤怠管理システムだと思っています。


<2023年6月掲載>