約2,000名の勤怠管理も、
手厚いサポートでスムーズに導入。
ユナイテッド・シネマ株式会社様の導入事例

私が劇場勤務から異動になる2013年以前は、勤務希望日を紙に書いて提出し、それをExcelに打ち込んで管理していました。本社に異動してからは、紙のタイムカードをタイムレコーダーに差すアナログ的な管理を行っていました。
そのため、アナログな管理体制から脱することは前々から課題でしたが、従業員数が多いこともあり、システムを導入するとなると大きな負荷がかかります。十分な整備が追いついていなかったのが現状です。
そこから徐々に改善されていき、他社の勤怠管理システムが入りました。しかし勤怠管理にはずっと悩まされてきました。

本社と劇場では所定労働時間が7.5時間と8時間で違うので、残業の差分なども変わってきます。加えて劇場は早朝から深夜まで開いているので、シフトが40パターン以上あります。
従業員も社員やパート、アルバイトと雇用形態がバラバラで、勤怠管理はとても複雑です。
また約80名が働く本社と約2,000名が働く劇場では、別の勤怠管理システムを利用するという状態が続いていました。労務管理の面で煩雑になっていたことも大きな課題でした。

KING OF TIMEは、クラウドサービスを紹介する展示会で知りました。
当時利用していた他社の勤怠管理システムのバージョンが古くなり、最新バージョンに更新するという選択肢もありましたが、使用しているシステムは変わらないのに、最新バージョンに更新するには過去の勤怠データを全て抽出して、移行作業が発生することが分かっていました。
約2,000名もいる従業員の勤怠データを移行するのは相当な負担です。そのため、費用面も含め総合的に判断してKING OF TIMEに決めることにしました。本社よりも先に劇場では2021年11月からKING OF TIMEを利用しています。

そうです。もともと本社と劇場では同じシステムを利用していましたが、本社では劇場よりも先に勤怠管理システムの見直しを行い、システムの入れ替えを行いました。なので本社と劇場とでは別の勤怠管理システムを使用していました。
本社利用の勤怠管理システムを劇場にも導入できれば良かったのかもしれませんが、劇場の勤務形態に合わなかったのでしょう。劇場数が多く、タイムレコーダーの設置などインフラ整備にかかるコスト面も課題となり、本社利用の勤怠管理システムに移行できなかったのです。
そこで劇場利用のKING OF TIMEを本社にも導入し、やっと勤怠管理システムが統一されました。

導入については、プレミアムサポートを利用しました。
弊社は従業員が約2,000名いるだけでなく、劇場には休日がないため、勤怠管理システムが不具合で止まってしまうと、現場に大きな影響が出ます。最悪の事態だけは絶対に避けたかったので、プレミアムサポートを利用するほうが安全だと判断しました。

導入の際にどう設定するのかという課題が生じた時に、これはできる・できないのジャッジを素早く教えてもらえたことで、ここは運用でカバーするなどの判断をスムーズに行うことができました。また、導入の段階で対応できないことがあっても、今後KING OF TIMEで実現していただけるよう、改善要望を出すことができました。
私たちのITリテラシーが高いわけでもなく、マニュアルにあたりながら一つ一つ解決していく時間と労力を考えれば、サポートを受けることでスムーズに導入を進めることが出来たと思います。

プレミアムサポートは専任のコンサルタントさんについていただくのですが、コンサルタントさんが親身になって話を聞いてくれて、やり取りがスムーズだったと導入を担当した者から聞いています。
私も普段、何か困ったらカスタマーサポートに問い合わせていますが、解決策を見つける過程においてストレスを感じることはありません。
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シンプルに言えば、本社と劇場が違うシステムで勤怠管理を行うという労務管理の面で煩雑な状態を改善することができました。違うシステムから勤怠情報を抽出して、給与計算することがなくなったため、人事部の負担はかなり軽減されました。
KING OF TIMEは勤怠状況を個別に確認できるので、残業時間など確認することも簡単にできますし、給与計算の際にはCSVでデータを抽出し、給与管理システムに反映させているのですが、連携もとてもスムーズです。

給与計算はもちろんですが、私の立場だと従業員の労務管理がとても重要です。コンプライアンスやリスク面を考慮すると、全従業員がどの程度残業をしていて、45時間を超えるリスクがあるのかを常に把握しておきたいですし、時間外労働を減らすよう各劇場に働きかける必要があります。KING OF TIMEは勤怠情報がリアルタイムで確認できるので、毎月末の締めの作業を待たなくても、速報値として残業時間を把握することができます。
またKING OF TIMEで抽出したデータを根拠に、残業の多い劇場に働きかけることもできるようになりました。自分が必要としているデータを比較的自由度高く抽出できるので重宝してます。

他の劇場と比較してどれだけ残業が多いのか、数値を見てもらいながら伝えて業務改善を促しています。お客様に直接関わる劇場では、時間になったら即退勤と数字で割り切れないこともあるでしょう。しかしだからといって残業は減らしていかなければいけません。
ここ数年、他の劇場よりも残業時間が多かった劇場の支配人に対して、残業時間の推移をデータで見せながら話をしました。すると支配人は業務改善に努めてくれ、見違えるほど残業時間が減りました。

これは所定労働時間が7.5時間と8時間の2種類ある弊社の課題と言えるかもしれませんが、KING OF TIMEでは所定労働時間は一つしか設定できません。独自にマニュアルを作成してオペレーションで対応していますが、所定労働時間が複数設定できると、さらに使い勝手が良くなると思います。そうした独自の対応もありますが、KING OF TIMEはUIも優れていて分かりやすいので、使い方が分からないといった問い合わせは、社内でもほぼありません。
ただ、たまに設定を間違える従業員もいます。人事部で対応すれば問題ないことですが、何か違うボタンを押しそうになった場合、設定方法をガイドしてくれるような機能が作動すると、人事部の業務が効率化されます。

例えばKING OF TIMEにはアラート機能がついていますが、弊社ではスタッフの一人でも残業が40時間を超えたら、アラート機能を使って所属している劇場にメール連絡が入るようにしています。こうした機能を上手に使えば、昨今とても厳しくなっている残業時間の管理において一つの抑止につながります。
何かツールを導入して業務上の改善があって終わりではなく、自分たちに合わせて使いこなす、使いながら育てていくことが重要だと思っています。KING OF TIMEの優れたところをピックアップしながら使いこなし、自分たちの武器にしていきたいです。