複雑な給与計算も、仕組み化してスムーズに。
事業拡大を見据えた勤怠管理の基盤づくり。

あさひ交通 袮津様：2021年から人材派遣事業を始めたんですが、弊社の特徴として、スタッフの「もっと働きたい」という希望に応えるため、ひとりのスタッフに複数の派遣先を紹介する形をとっているんです。例えば、週20時間働いている方には、もうひとつ派遣先を紹介して、週40時間になるように調整をしています。
また派遣先の企業様にできるだけ寄り添った対応をしたいという思いから、「誰かが休んでも代わりの人が行ける」体制を作っているのもポイントです。例えば、今日がAさん、明日はBさん、次はCさんといった感じで、複数名でシフトを回せるようにしています。
ただ、そうやって工夫した結果、給与計算がどんどん複雑になってしまって。事務の負担がすごく大きくなってきたんです。そんなとき、たまたま百十四銀行さんとお話しする機会があって、その流れでKING OF TIMEをご紹介いただきました。

あさひ交通 小林様：以前はタイムカードへの打刻やご本人に書いてもらった勤怠表を見て、Excelに入力して給与計算をしていました。誰がどこに行ったかを把握して、それぞれの派遣先に合わせた時給計算をするのが大変でしたね。時給を全部覚えておかなければいけなかったんです。

百十四システムサービス 藤本様：勤務時間と給与の複雑な集計を、とても細かくされていましたね。

あさひ交通 小林様：分かる人にしか分からないようなものになっていました。

あさひ交通 袮津様：ほかの勤怠システムも検討して、体験版をやってみたりもしたんですが、複数の時給の登録や残業時間の設定などでKING OF TIMEが弊社に一番フィットした感じがあって、導入を決定しました。

あさひ交通 小林様：25〜30名が利用しているのですが、打刻方法は人それぞれです。スマホやICカードリーダー等、シーンに合わせて打刻方法を選択しています。

あさひ交通 小林様：ドライバー業務の方や複数の派遣先で業務をする方がいるので、基本はスマホでの運用をしています。私のような事務職はICカードリーダーで、というふうに上手く使い分けています。
KING OF TIMEでの運用はまだ完全には慣れていないので、今はスマホで打刻している方にも念のため勤怠表への記入もお願いしていて、どの程度ちゃんとできているかを確認している段階です。

あさひ交通 小林様：給料明細の作成がなくなったことが一番ですね。自分の手で打っていると3時間ぐらいはかかっていて、できたあとにも間違いがないか1個1個ダブルチェックしていたので、そこは本当に楽になりました。
あと有給の管理も私が1人でしていたのですが、KING OF TIMEを使っていれば自動計算されるのがうれしいです。今までは年間の付与日数や、いつどこで使ったかや、残日数がどのくらいとかっていうのを全部自分で管理していたので。
それと私は普段、ここから離れた場所の別の事業所で業務をしているのですが、勤怠業務に必要な従業員情報を確認するためだけに、時間をかけてこちらに来なければならないこともあったんです。それが今は、パソコンさえあれば、どこにいてもKING OF TIMEでいろいろな管理できるようになったので、とてもありがたいです。

あさひ交通 小林様：導入当初はそれまでのやり方に加えてKING OF TIMEでの集計を行っていました。そのため3日以上はかかっていましたが、集計値が合うようになってきてからKING OF TIMEをメインにしてみたところ、2日ぐらいでできるようになりました。あとは従業員の皆さんの打刻ミスが課題となっているので、それが減ればダブルチェックにかかる手間もさらになくなり、作業時間はもっと減る見込みです。

あさひ交通 小林様：そうですね。打刻自体を忘れている人もいるし、出勤時には正しい勤務先を選択しているのに、退勤時の打刻で別の勤務先を選択して時給が変わっていたりとか、手書きの勤怠表には休憩時間を書いているのに打刻はされていなかったりとか、様々なパターンがあります。やはり間違えている人が多いほど、確認に取られる時間は増えてしまいますね。

あさひ交通 袮津様：拠点ごとに打刻機を置くことができれば1番良いんですが、弊社の場合は出勤の場所が様々あるので、すべての場所にパソコンやカードリーダーを置くことが難しくて。いかにしてきちんと打刻してもらうかというのは今後の課題ですね。

あさひ交通 小林様：今は私が皆さんの勤務状況をある程度把握しているので、おかしいなと思ったことがあれば確認や対応ができているのですが、ぜひ改善していきたいポイントではあるので、正しい打刻をしていただけるように声掛けは続けていきます。

あさひ交通 小林様：スマホに慣れている方からは「手書きで勤務時間を書いていたときよりも便利になった」「有給など勤怠の申請が楽になった」と言われています。一方、慣れていない方にとっては、打刻ミスのほかにも「パスワードを忘れたので教えてください」なんていう問い合わせが来るなど、まだまだ使いこなせていない印象があります。

あさひ交通 小林様：空いた時間に他のことが行えるので、業務の効率化につながったと思います。ダブルチェックにかかっていた人手や労働時間も軽減できていますね。

あさひ交通 袮津様：事業拡大に向けて、弊社では今後どんどん人を増やしたいと考えているんです。ただ、これまでのようにExcelでの計算を続けていたら、いずれ行き詰まるだろうなというのは、以前から頭の片隅にありました。だからこそ、今のように社員が25〜30人の規模のうちに、しっかりとした仕組みを皆で作っておけば、将来的に人数が増えても問題なく対応できるはずだと思ったんです。
例えば給与明細ひとつとっても、これまでは作成後に手渡しや郵送が必要で、人数が増えればその分作業も膨らんでいました。ですが、KING OF TIMEを導入したことで、こうした手間がなくなり、その懸念も解消されました。このシステムなら今後も十分に対応できるという確信が持てたことは、私たちにとってとても大きなメリットだと感じています。

あさひ交通 袮津様：システムの検討段階で、これは社内では対応しきれないと思ったんです。KING OF TIME自体は、サブスクに申し込めば使い始められるものだと思いますが、お試しでさわっている際に、弊社に合った形で使いこなすのは難しいだろうなと感じたんです。それだったら、ご提案いただいた百十四銀行さん、百十四システムサービスさんにご支援いただいた方がいいのでは、と考えました。

あさひ交通 袮津様：当初は半年くらいで終わる想定だったのですが、複雑な設定箇所に対して丁寧にご対応いただき、予定よりも長い期間ご支援いただきました。契約的には、昨年の7月にキックオフして、12月から1月ぐらいで終了のはずだったんです。しかし、その後のサポートまでしっかりやっていただいて、大変ありがたいなと思っています。

あさひ交通 小林様：KING OF TIMEの基本の機能ではできない時給の振り分けや勤務先の振り分けを藤本さんが考えてくださって、それをExcelに反映して、KING OF TIMEでファイルを読み取れるような仕組みを作っていただいたのが本当にありがたかったです。作っていただいた後にまた新たな課題が出てきたときも、その都度丁寧に対応していただけました。そのおかげでKING OF TIMEだけではできなかった計算が、とても簡単にできるようになりました。

百十四システムサービス 藤本様：小林様のリテラシーが大変高くて、もともと使われていた、勤怠管理・給与計算・給与明細のためのExcelがとてもしっかりしていたんです。ですので分析する材料が、もうそこに詰まっている状態でしたので、それを参考に作業させていただきました。

あさひ交通 袮津様：藤本さんからしたら、弊社の業務内容を理解するまでが大変ですよね、きっと。こちらは分かっているからこそ、当たり前になっていることもありますが。

あさひ交通 小林様：複雑な内容になると、自分では理解していても、うまく説明できないことも多々ありました。

百十四システムサービス 藤本様：とんでもないです。質問したことに大体即答でお返事してくださるので、ものすごくたくさんの業務を把握されているなと感じておりました。ちょっと調べておきます、といったことが全然ありませんでしたので。

あさひ交通 小林様：給与計算自体はできるようになっても、KING OF TIMEの仕組みですとか、知らない機能はまだまだたくさんありました。そんななかで藤本さんと何度もミーティングを重ねて、「こういう使い方はどうですか？」といった具体的な提案をいただけたのが良かったです。そのうちに「じゃあ、こういうこともできますか？」とこちらから積極的に相談できるようになり、システムをしっかり活用できるようになったと実感しています。
改めて、導入支援をお願いして本当に良かったと思っています。

あさひ交通 小林様：せっかく導入して使うのであれば、いろいろな使い方や活用方法を知っておいた方が良いと思うのですが、チャットや説明書だけですべてを自分で調べるのは、正直難しい部分もありますし、導入支援を受けないと得られない情報もたくさんあると感じています。
実際に私も、キーワード検索をしながら自分で調べようとしましたが、やはりAIでは思い通りにいかないことも多くありました。詳しい方に直接教えていただきながら、自分の知識を増やしていった方が、もっと効率よく、KING OF TIMEを使いこなせるのではないかと思っています。

あさひ交通 袮津様：すべてを自分たちだけで進めようとすると時間や労力がかかりますが、会社ごとに仕組みや運用が異なる中で、基本的な使い方だけでなく「こんなこともできる」という活用方法まで学べるのは大きな価値だと思います。導入支援を通じてそうした方法を直接教えていただけるのは、非常に大きなメリットだと感じています。