就業先ごとにばらばらだった勤務表を統一。
残業が多い現場もすぐ把握可能に。
株式会社テクノクリエイティブ様の導入事例

内田様：Excelで作成した勤務表を印刷して、まずは部門ごとの管理者に提出し、不備がないかを管理者が確認した勤務表を、給与計算を行う部署に提出するという形を取っていました。部門によっては手書きで勤務表を作成しているところもあり、勤務表のフォーマットすら統一できていなかったです。また当社は事業の一部としてエンジニアの人材派遣を行っており、派遣された従業員はお客様の会社の勤務表や管理方法に沿うので、当社のフォーマットとお客様のフォーマットがバラバラという状態でした。

内田様：やはり勤怠管理が煩雑になっていたことです。勤務表を見ながら勤怠情報をデータ化していく過程でヒューマンエラーも誘発されやすいですし、エビデンスとして残すことを考えるとフォーマットも統一しておきたいと考えました。

内田様：他社の勤怠管理システムも含めて検討しましたが、最終的にKING OF TIMEを選んだのは、1人月額300円で利用できるというコスト面と、勤怠管理システム市場で一番導入されているという実績です。やはり多数の企業さんに展開されているという事実が安心感につながりました。
それから有休設定が柔軟にできたこともポイントになりました。当社は中途採用の従業員が多いため有休起算日がバラバラです。この従業員はいつまでに何日、有休を取得すると個々で計算し、管理することが負担になっていました。打開策として入社日とは違う有休起算日を設定して対応していましたが、
(例：従業員に不利にならないよう入社のタイミングで、4月と10月を有休起算日を統一)
KING OF TIME 勤怠管理は従業員別に有休起算日を設定することができ、今の運用を継続することが可能でした。最後まで検討に残っていた他社の勤怠管理システムは次のバージョンアップで対応できると聞きました。KING OF TIME 勤怠管理の有休設定は、2021年の導入当時でもかなり進んでいたと思います。

内田様：2021年3月にトライアルを開始しました。その当時で従業員が1,300名弱いましたので、一度にまとめて導入するのは難しいと判断しました。かつ派遣先で勤務している従業員については、勤怠管理の方法を当社で勝手に変更できるものではありません。ですからまずは内勤している管理部でトライアルを行い、半年間ほどかけて細かい調整を行いました。ある程度運用できそうな目途が立った段階で、全従業員に導入しました。

内田様：これまで紙で管理していたのに、いきなりPCなどで打刻してほしいと言われた従業員の中には戸惑いもあったようです。また以前は昔ながらの慣習で、労務管理が十分に行き届いているとは言えないと感じることがあり、社員全体に労基法に沿った時間管理を知ってもらいたいという思いがありました。そこで労務時間管理についてまとめたものに加え、KING OF TIME 勤怠管理の操作方法を付け加えた独自のガイドブックを作成しました。従業員に理解してもらえるよう働きかけました。

真島様：例えばこれまでは、休暇を申請したい日に直属の上長が不在の場合、さらに上の上長へ申請書を提出し、印鑑をもらう運用をしていました。KING OF TIME 勤怠管理では、上長が不在の場合にも対応できるよう、事前に承認フローを設定するなどのルール整備が求められました。このルールが整ったことで、現場でもスムーズに申請・承認が行えるようになったと感じています。

内田様：勤怠管理における全社員のフォーマットを統一できたことで、KING OF TIME 勤怠管理により全社員の勤怠管理ができるようになりました。今まではその勤怠情報が記録されたExcelデータを見ながら、給与計算システムに反映させるためにデータに起こすという作業がありました。その作業がなくなり、データ入力の間違いがないかなどチェック作業に重きを置けるようになったのは大きいです。集計の観点からいくと相当速くなりました。 集計が容易になったため、残業の多い現場を早いタイミングで見つけることができるようになり、毎月の会議で報告を上げやすくなりました。各現場のリーダーも残業時間を意識してくれるようになったのではと思います。

真島様：例えば同じ部署のAさん、Bさんそれぞれの月の稼働時間や有休の消化日数など、複数人の勤怠情報をまとめて確認したり、データを抽出できる点は本当に便利です。毎月の締めの作業とは別に、イレギュラーで従業員の勤怠情報を集計して提出しなければいけないこともありますが、KING OF TIME 勤怠管理を使えば、その集計作業が短時間で終えられます。このメリットは大きいです。 それから私は管理職の立場でもありますが、従業員の立場でもあります。データとして勤怠情報が残ることで、タイムカードが書きかえられるといった不正が生じません。もちろんこれまで不正があったわけではありませんが、従業員としてメリットに感じられるところではないでしょうか。

内田様：2021年の導入時は私の前任者が担当しており、無償サポートを活用しながら初期設定を終えました。ところが2024年に入ってから当社の給与改定が行われることになりました。それに伴ってKING OF TIME 勤怠管理の設定を変えることになったのですが、導入時の設定を私が担当していなかったこともあり、大幅な設定変更に対応できるだろうかと不安に思い、プレミアムサポートをお願いしました。

内田様：プレミアムサポートでは、当社と同じ設定でテスト環境を準備していただき、そのテスト環境を見ながら、説明を受けることができました。簡単な確認事項であれば、メールでのやり取りでも対応できますが、難しい設定や自分でもどうすればいいのか判断できていないことを文面で説明するのはとても難しいですよね。こちらの意図や何を知りたいのかというのが伝わりきらないと、求めている答えは当然ながら返ってきません。意図を説明することに時間を取られるくらいなら、プレミアムサポートを利用したほうが物事は早く進みますし、実際に給与改定に伴う設定変更もうまく乗り越えることができました。

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内田様：例えば労務局から管理台帳の提出を促された際に、勤怠情報をデータ分析して有休の取得率などを計算するなどしていますが、36協定基準での残業時間の把握および管理などにもっと応用していきたいです。
当社では人事管理システムの「saireco」を利用していますが、これはKING OF TIMEとAPIシステム連携ができるシステムです。「saireco」とKING OF TIMEを上手く連携させながら、データ分析にどのように役立てればいいのかを、今後模索していくつもりです。ゆくゆくは人事管理を担当している従業員以外の従業員もデータ分析を活用してもらえるようにしていきたいです。

真島様：プロジェクトの進捗管理やコスト管理に役立つ工数管理の機能を使いこなしたいです。個人的に中間業務のコストカットに取り組みたいと考えています。現在は各事業部のリーダーが従業員の勤怠に関わる申請を承認するなどして管理していますが、従業員が本社の管理部門に対して直接申請できれば中間コストを削減できます。これは組織全体の判断になるので私だけでは決められませんが、KING OF TIMEには補助項目で工数管理の機能があるので活用できると思っています。工数管理ができれば、もっと力を割きたい業務に着手する時間が増えるでしょう。それからシステムログで打刻できるようになれば、さらに便利になると期待しています。

＞＞活用の幅が広がる連携サービス

内田様：当社は勤務形態が幅広いため、かなり細かな設定を行いましたが、それにも対応できました。細かな設定が求められる会社であっても十分に活用できると思います。特にプレミアムサポートを利用してから、こんな設定もできるんだと気づくことが多かったです。幅広い設定や使い方ができる柔軟なシステムをお探しなら、KING OF TIMEは合っているのではないでしょうか。