労働時間の管理や人員配置は、多くの企業にとって重要な課題です。特に、手作業やエクセルでのシフト作成は負担が大きく、ミスのリスクも高まります。さらに、スタッフの急な欠勤対応などがあれば、管理者の負担は増すでしょう。
こうした問題を解決する手段の一つが、シフト管理システムの導入です。導入したシステムは適正な人員配置や労働時間の把握を容易にし、業務も効率化させます。
本記事では、シフト管理システムの種類やメリット、選び方、導入ステップについて解説します。
❖ シフト管理システムとは？
❖ シフト管理システムのおもな3タイプ
❖ シフト管理システムを利用するメリット
❖ シフト管理システムを利用するデメリット
❖ シフト管理システムを選ぶ際の比較ポイント
❖ シフト管理システム導入の5ステップ
❖ シフト管理システムを導入するならKING OF TIMEがおすすめ！
❖ まとめ
シフト管理システムとは？
シフト管理システムは、勤務スケジュールを管理、最適化するためのシステムです。
紙やエクセルによる手作業を自動化することで、作業時間を削減し、ミスを防止します。
業務効率の向上やコスト削減効果が期待できるため、多くの企業で導入が進んでいます。
シフト管理システムには、おもに以下の3タイプがあります。
シフト管理特化型
複雑なシフトにも対応し、シフト作成から調整、社内共有まで行なえるものもあります。
勤怠管理システム一体型
シフト管理と勤怠管理を一元化し、労働時間の把握まで容易にします。
特定業種向け型
夜勤の有無や業界特有の勤務形態にも対応します。
自社のニーズに合ったシステムを選ぶことで、シフト管理の負担を大幅に軽減し、スムーズな運用が可能になります。
◇ シフト管理システムのおもな機能
シフト管理システムが持つおもな機能には、以下が挙げられます。
・シフトの自動作成
・希望シフトの収集・調整
・人員配置の最適化
・勤怠管理システムとの連携
システム導入により、シフトの作成や管理が効率化されるほか、従業員はシステム上で希望シフトを提出でき、店舗へ出向く必要がなくなります。
確定シフトは自動共有されるため、配布作業もいりません。また、従業員数やスキルなどを考慮した最適なシフトの作成が可能です。
さらに、勤怠管理システムと連携することで、労働時間や休暇の管理が効率化され、法令遵守も容易になります。
シフト管理システムのおもな3タイプ
シフト管理システムの導入形式は、大きく分けてクラウドタイプとオンプレミスタイプがあります。エクセル管理との違いと併せて、それぞれの特徴やメリット・デメリットを解説します。
◇ クラウドタイプ
クラウドタイプは、インターネット上でシフト管理を行なうシステムです。管理者だけでなくスタッフも場所を選ばずにアクセス可能で、データはリアルタイムで更新されます。
そのため、複数人でシフト調整をする際にも便利です。また、バージョンアップが自動で実施されるので、常に最新機能を利用できます。
ただし、インターネット環境がないと利用できません。
◇ オンプレミスタイプ
オンプレミスタイプは、自社サーバーにシフト管理システムをインストールして運用する方法です。セキュリティリスクを抑えられるほか、独自の勤務体系に合わせたカスタマイズがしやすいのが特徴です。
他方、初期導入コストは高く、システムのメンテナンスやアップデートも自社で対応する必要があるため、運用負担が大きくなります。
◇ エクセル管理との違い
エクセルによる管理体制も、一種のシフト管理システムといえます。このメリットは、エクセル以外の特別なソフトウェアなどの導入が不要で、初期費用もかからない点です。エクセルは多くの人が操作に慣れていると考えられるため、すぐに運用できます。
デメリットは、手作業の多さからシフト作成の負担が大きくなり、ミスも発生しがちになる点です。また、関数が壊れるとシートが機能しなくなり、特定の担当者しか管理できない状況に陥る可能性もあります。
シフト管理システムを導入すれば、これらの問題を自動化により解決できます。加えて、勤怠管理や給与計算システムとも連携しやすく、労務の業務負担を軽減し、効率化することが可能です。
シフト管理システムを利用するメリット
シフト管理システムの利用で得られるおもなメリットは次の5つです。
• シフト作成の負荷を軽減できる
• ヒューマンエラーを減らせる
• 労働時間など勤怠管理が楽になる
• 適切な人員配置など業務改善ができる
• スタッフのエンゲージメントが向上する
◇ シフト作成の負荷を軽減できる
シフト作成は、希望シフトの収集や調整が必要なため、管理者にとって大きな負担となります。シフト管理システムに備わっているシフトの自動作成機能は、こうした作業負担を軽減し、シフト作成の時間を大幅に短縮します。希望シフトの提出や変更をデジタル化することで、やり取りの手間も減らせるでしょう。
また、他店舗のシフト状況を考慮しながらのシフト調整もでき、人員の配置がしやすくなります。さらには、作成したシフトの周知も容易に行なえて、シフト管理の作業負荷を減らすことが可能です。
◇ ヒューマンエラーを減らせる
手作業でのシフト作成や管理では、記入ミスやシフト抜け、誤字脱字などのエラーが発生しやすくなります。これらはスタッフの混乱を招く原因となるため、排除しなければなりません。
シフト管理システムの導入は、こうしたエラーの防止につながります。また、勤怠管理と連携したシステムであれば、労働時間の集計や残業時間の計算ミスも自動でチェックでき、管理の正確性が向上します。
◇ 労働時間など勤怠管理が楽になる
シフトデータは勤怠管理システムと連携可能なため、出勤状況や残業時間の把握が容易になります。
また、労働基準法に準拠した適正なシフト管理ができるので、法令違反のリスクを抑えられます。労働時間の管理がしやすくなり、長時間労働や過重労働を防ぐ効果が期待できるでしょう。
◇ 適切な人員配置など業務改善ができる
シフト管理システムでは、あらかじめ設定した条件をもとに最適なシフトパターンを自動で作成できます。これにより、特定の従業員に業務負担が偏るのを防ぎ、労働時間を均等化できます。
また、リアルタイムで人件費を算出できる機能を備えたシステムを活用すると、コストの最適化を通じて業務を改善できる点もメリットです。
◇ スタッフのエンゲージメントが向上する
シフト管理システムの導入で、希望シフトの提出が簡単になり、柔軟な働き方が実現します。システムによっては、確定したシフトに対して勤務予定時間を申請できる機能もあり、扶養との兼ね合いなどで労働時間を調整したい従業員に対応可能です。
「KING OF TIME」では、年間の累積支払額と残労働時間を従業員自身が簡単に確認できる機能を搭載しています。これにより、自身の労働状況を把握しやすくなるため、働きやすさが向上します。
また、労働基準法や就業規則に沿った公正なシフト管理が可能になり、職場の満足度向上にもつながるでしょう。
シフト管理システムを利用するデメリット
シフト管理システムには多くのメリットがありますが、導入前にはデメリットも考慮する必要があります。おもなデメリットは次の3つです。
• 導入コストやランニングコストがかかる
• スタッフへの周知や研修が必要になる
• 情報管理・セキュリティ対策が必須になる
課題を事前に把握し、適切な対策を講じることが、円滑な運用を実現するために重要です。
◇ 導入コストやランニングコストがかかる
シフト管理システムの導入には、初期費用と月額利用料がかかります。
クラウド型とオンプレミス型でコスト構造が異なります。
・クラウド型
初期費用は抑えられるものの月額料金が発生し、長期的にはランニングコストが積み重なるのが特徴です。
・オンプレミス型
初期費用は高額になりがちですが、自社サーバーで運用するため、ランニングコストは抑えられる傾向にあります。ただし、導入後の保守費用やシステムのバージョンアップ作業を要することから、運用負担は増えます。
これらのメリット・デメリットを踏まえ、費用対効果をしっかり検討したうえでの選択が求められます。
◇ スタッフへの周知や研修が必要になる
新しいシステムを導入する際は、スタッフへの説明と研修が欠かせません。直感的に使用しやすいシステムでも、慣れるまでには一定の時間がかかり、サポートも必要です。
研修をしっかり実施し、マニュアルやヘルプガイドを用意しておくことで、スタッフがスムーズにシステムを活用できます。
◇ 情報管理・セキュリティ対策が必須になる
シフト管理システムには、従業員の個人情報や労働時間データが含まれるため、セキュリティ対策は極めて重要です。特にクラウド型のシステムでは外部からのアクセスリスクが比較的高く、万全なセキュリティ対策が求められます。
システム選定時には、通信の暗号化や不正アクセス防止などの機能が備わっているかを確認しましょう。また、自社でもアクセス権限を適切に設定し、情報漏洩リスクを抑える体制の構築が重要です。
シフト管理システムを選ぶ際の比較ポイント
シフト管理システムを選ぶ際は比較検討が欠かせません。特に重要なポイントは次の5つです。
• 自社の規模や勤務形態に合っているか
• 自社に必要な機能が備わっているか
• コストと効果が見合っているか
• 労働基準法に自動対応しているか
• サポート体制が充実しているか
◇ 自社の規模や勤務形態に合っているか
シフト管理システムは、企業の規模や業種によって適したシステムが異なります。例えば、小規模な店舗ならシンプルで操作が簡単なシステム、大規模チェーンなら複数拠点を横断管理できる高機能システムなど、用途に応じた選択が必要です。
変則的なシフトパターンや、夜勤対応、複数拠点管理など、必要な要件を洗い出しておきましょう。システムの柔軟性や拡張性も確認し、将来的な事業規模の変化に対応できるものを選ぶことが大切です。
◇ 自社に必要な機能が備わっているか
自社の業務運営に必要な機能が備わっているか、カスタマイズできるかの確認も欠かせません。シフトの自動作成機能や労働時間の自動集計機能、正社員とパートの勤務設定の切り分けができるかなど、自社のニーズに応じた機能がそろっているかをチェックしましょう。
また、勤怠管理や給与計算といったほかのシステムと連携できるかもおろそかにできないポイントです。ただし、付帯機能が多くなるほどコストは上がるため、必要な機能に絞って選択することが大切です。
◇ コストと効果が見合っているか
システムの導入と運用には、初期費用や月額料金、追加オプション料金がかかります。予算内で収まるかどうかを事前に確認しておきましょう。
また、導入後のコストに見合う効果が得られるか試算し、長期的な視点で費用対効果を検討することが重要です。シフト作成時間が短縮されることで削減できる人件費や、業務効率の向上による生産性アップなど、具体的な効果を試算しましょう。
◇ 労働基準法に自動対応しているか
シフト管理では労働基準法の遵守が必須です。そのため、法令対応機能が備わっているかもチェックポイントです。残業時間の自動計算や、勤務日の管理、36協定の遵守状況のチェックといった機能があると利便性がアップするでしょう。
また、法律は定期的に改正されるため、アップデート対応のあるシステムを選ぶと安心です。
◇ サポート体制が充実しているか
シフト管理システムの導入後、運用中にトラブルが発生することもあります。そのため、サポート体制が充実しているかを確認することが重要です。例えば、24時間対応のチャットサポートや電話サポート、導入時の研修サービスなど、手厚いサポートがあると安心してシステムを運用できます。
シフト管理システム導入の5ステップ
シフト管理システム導入は、次の5ステップで進めるのが基本です。
• 必要な機能の洗い出し
• シフト管理システムの比較
• テスト運用（試用期間がある場合）
• 運用ルールの策定と操作方法の社内周知
• システムの本格運用と効果検証
各段階のポイントを押さえておきましょう。
◇ 必要な機能の洗い出し
自社の課題や業務フローを整理し、必要な機能を明確にします。シフト作成や管理の機能はもちろん、勤怠管理や給与計算との連携が必要かどうかも考慮しましょう。
◇ シフト管理システムの比較
複数のシフト管理システムを比較し、自社の要件に合うものを選びます。以下の点を総合的に評価することが大事です。
• コスト（初期費用・月額費用）
• 機能（自動作成、勤怠管理との連携など）
• 操作性（直感的なUI、従業員にとっての使いやすさ）
• 法令対応（労働基準法遵守の支援機能）
• サポート体制（導入時や運用後のサポート）
◇ テスト運用（試用期間がある場合）
可能であれば、無料トライアルなどを活用してテスト運用を実施しましょう。実際の業務フローで操作性や機能の適合性を確認し、問題点を洗い出します。テスト運用時には、シフト作成や修正の操作感、従業員によるシフト提出のしやすさなどをチェックしてみてください。
◇ 運用ルールの策定と操作方法の社内周知
システムの導入が決まったら、運用ルールや社内ルールを整備し、操作方法などを周知します。従業員向けのマニュアルの作成や研修を実施することで、スムーズな運用が促進されます。
◇ システムの本格運用と効果検証
実際の業務でのシステム活用が始まったあとは、効果の測定や検証も欠かせません。検証結果から改善点を見つけ、システムの最適な運用を目指して設定や社内ルールなどを改善していきましょう。
シフト管理システムを導入するならKING OF TIMEがおすすめ！
「KING OF TIME」は、クラウド型のシフト管理システムで、リアルタイムの更新が可能です。さらに、以下のような多彩な利点があります。
• 勤怠管理システムとの連携により、労働時間の自動集計や給与計算の効率化を実現
• 企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能
• 長時間労働防止のアラート機能も備え、法令遵守を支援
また、専門知識を持ったスタッフが、チャットや予約制電話、オンラインヘルプ、動画など、さまざまな方法でサポートするので、導入後の運用も安心です。
KING OF TIMEは、すべての機能が標準で利用できます。多くのシステムサービスでは基本料金に加えてオプション料金が発生する場合がありますが、KING OF TIMEでは追加料金なしで全機能を利用できるため、コストパフォーマンスに優れています。
料金は1人当たり月額300円のシンプルな体系で、初期費用は不要です。
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まとめ
シフト管理システムを導入することで、シフト作成の自動化や労働時間の適正管理が可能となり、管理者の業務負担を大幅に軽減できます。
さらに、リアルタイムでのシフト調整やコストの最適化、労働基準法の遵守も容易になるうえ、従業員の希望を反映しやすくなることで、エンゲージメントの向上にも貢献します。
効率的なシフト管理を実現し、働きやすい環境を整えるために、「KING OF TIME」の導入をぜひご検討ください。
