この記事では、以下について解説します。
❖ 勤怠管理の基礎知識
❖ 適切な勤怠管理の必要性
❖ 勤怠管理の種類とメリット・デメリット
❖ 勤怠管理の注意点とポイント
❖ おすすめの勤怠管理システム
❖ まとめ
勤怠管理の必要性やメリット、デメリット、おすすめの勤怠管理システムについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
勤怠管理の基礎知識
■ 勤怠管理とは？
勤怠管理とは、企業が従業員の労働時間や出勤状況を、正確に把握し記録・管理することです。
また、これは労働基準法に明示された企業の義務であり、企業規模に関係なく適用されます。
【勤怠管理で記録・管理する項目】
• 出勤時間
• 退勤時間
• 労働時間
• 休憩時間
• 残業時間（時間外労働時間）
• 深夜労働時間
• 休日労働時間
• 出勤日数
• 欠勤日数
• 有給休暇の取得日数
• 有給休暇の残日数
など
これらの勤怠に関するデータは、従業員の労働状況の把握や給与計算、労務管理などに活用されます。
なお、勤怠管理のためのシステムや、勤怠管理の方法を指して、「勤怠管理」と呼ぶ場合もあります。
勤怠管理の目的と必要性
従業員の勤怠を正確に把握することは、健全な職場環境を構築するうえで非常に重要です。勤怠管理のおもな目的は、以下4つです。
1．従業員の長時間労働を防げる
2．給与計算の正確性を維持できる
3．勤怠データを基に人事評価や労働コストの分析ができる
4．コンプライアンスを遵守するのに役立つ
◇ 従業員の長時間労働を防げる
企業は従業員に対して、法令で定められた休憩時間・休日日数を確保し、過重労働を防止する必要があります。従業員が心身ともに健やかな状態で働くためにも、従業員の労働時間を正確に把握し、適切な労務管理を行なうことが重要です。
また、勤怠管理が不十分な場合は、過重労働や法令違反などが生じていても、見過ごしてしまう恐れがあります。健全な職場環境を構築するうえで、勤怠管理の仕組みを整えることは非常に重要なのです。
◇ 給与計算の正確性を維持できる
従業員に支払う給与は、その従業員の労働時間や労働日数などに基づいて計算します。そのため、勤怠データを正確に取得できていれば、給与計算がスムーズになります。
特に、残業時間（法定労働時間を超える労働時間）は割増賃金の対象ともなるため、出勤時間・休憩時間・退勤時間を正確に把握することが大切です。
万が一、給与額に不備があった場合は、従業員とのトラブルに発展する恐れもあるでしょう。そのようなトラブルを回避し、公平な報酬の支払いをするためにも、適切な勤怠管理・正確な給与計算は欠かせない要素です。
◇ 勤怠データを基に人事評価や労働コストの分析ができる
勤怠に関するデータは、人事評価や労働コストの分析をする際の材料になります。
例えば、人事評価は、従業員ごとの目標に対する達成率や、業務を通して成し遂げた成果、成果と労働時間のバランス、個人の役割の大きさなどから、総合的に評価します。
残業をせずに高い成果をあげている場合は、その従業員の働き方やナレッジを社内共有することで、会社全体の業務効率を向上させることも可能でしょう。
このように、勤怠に関するデータを有効活用すれば、企業の経営戦略の策定にも役立てることが可能なのです。
労働環境の分析と改善を重ねていけば、従業員の労働環境に対する満足度向上や、離職率の低下なども期待できます。
◇ コンプライアンスを遵守するのに役立つ
労働基準法により、法定労働時間や休日日数、時間外労働の上限、休日労働、有給休暇の取得などが定められています。
（労働時間）
第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
② 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。
引用：労働基準法｜e-GOV法令検索
もし従業員を労働時間の上限を超えて働かせてしまうと、法令違反として行政指導や罰金などのペナルティが課される可能性があります。
勤怠管理を厳密に行なうことで、こうしたリスクも回避できます。
勤怠管理の種類とそのメリット・デメリット
勤怠管理には、おもに4つの方法があります。
1．タイムカード
2．エクセル
3．出勤簿
4．勤怠管理システム
それぞれの手法の特徴を理解して、自社にマッチした勤怠管理の方法を選びましょう。
本章では、それぞれの勤怠管理の方法の特徴と、メリット・デメリットについて解説します。
◇「タイムカード」で勤怠を管理する場合
タイムカードを専用の機械（タイムレコーダー）に差し込み、カードに出勤時間・退勤時間などを記録する方法です。
【メリット】
• 使用方法がシンプルで、従業員が手軽に打刻できる
• 機械による打刻のため、出勤・退勤時間を正確に記録できる
• 専用システムやソフトウェアに比べて導入コストが低く、特別な技術も不要
【デメリット】
• タイムカードの紛失や打刻漏れ、不正打刻のリスクがある
• 勤怠記録は手動で集計するため、時間と手間がかかり、ミスが起きやすい
• テレワークや直行直帰のような働き方に対応するのが難しい
• タイムカードを保管するためのスペースを確保する必要がある
タイムカードは誰でも簡単に使うことができ、コスト面での導入ハードルも低いというメリットがあります。
一方で、ほかの人が代わりに打刻する「不正打刻」ができてしまうことや、勤怠情報をエクセルなどに集計する際にヒューマンエラーが起きやすい点などに注意が必要です。
また、タイムカードは原則5年間保管する必要があります。
（記録の保存）
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用：労働基準法｜e-GOV法令検索
タイムカードの導入を検討する際は、物理的な管理コストについても考慮しましょう。
◇「エクセル」で勤怠を管理する場合
エクセルを用いて勤怠管理をする場合は、従業員が自分の手で出勤・退勤時間などを入力することになります。
【メリット】
• 多くの企業で使用されており、追加コストがほとんどかからない
• 従業員にとって使い慣れたソフトウェアのため、仕組みを導入・浸透させやすい
• 勤怠データの集計・分析がしやすく、レポート作成やグラフ化も手軽にできる
【デメリット】
• 他人による不正入力のリスクがある
• 手動入力のためデータ入力ミスや誤計算が発生しやすい
• データのリアルタイム更新が難しく、手動更新が必要になることがある
エクセルのメリットは「すでに使っているソフトウェアで勤怠管理ができる」という点です。導入コストを抑えられるだけでなく、従業員にとっても操作方法を覚えやすいというメリットがあります。
しかし、エクセルでの勤怠管理は、機械やシステムによる打刻と異なり、従業員の自己申告に依存することになります。そのため、勤怠データのリアルタイム取得が難しく、第三者による不正入力のリスクもあるのがネックです。
また、エクセルでの勤怠管理は「労働時間の客観的な記録」に該当しない可能性があります。
そのため、エクセルで勤怠管理をする場合は、労働者に対して労働時間を正しく申告することについて十分に説明し、必要に応じて労働時間の実態調査を実施するなどの対策を講じましょう。
◇「出勤簿」で勤怠を管理する場合
出勤簿とは、従業員の出勤日や出勤・退勤時間を記入する紙の書類のことです。出勤・退勤の際に、従業員が自分で出勤時間・退勤時間を記入します。
【メリット】
• 紙の出勤簿と筆記用具のみで勤怠管理できる
• 誰でも簡単に勤怠情報を記録できる
【デメリット】
• 記入ミスや文字の読み間違いが生じやすい
• 勤怠データを手動で集計するため、勤怠管理に時間と労力がかかる
• 出勤簿は原則5年間保管する必要があるため、保管スペースの確保が必要
• 紛失・破損のリスクがある
出勤簿のメリットは、非常に手軽に導入できることです。
出勤簿での勤怠管理は、専用のシステムや端末が不要で、記録用紙と筆記用具さえあればすぐに導入できます。特別な技術もいらないため、従業員に説明するためにまとまった時間を確保する必要もありません。
ただし、出勤簿での勤怠管理も原則として自己申告に基づくため、「労働時間の客観的な記録」に該当しない点に注意が必要です。出勤簿で勤怠管理をする場合は、労働時間が正しく申告されているかどうかの実態調査の実施などが必要になります。
◇「勤怠管理システム」で勤怠を管理する場合
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時の打刻の記録・集計などの管理ができるツールです。残業や休暇取得の申請などもシステム上で可能なため、労務管理を効率化できます。
【メリット】
• リアルタイムで勤怠データを収集でき、集計や計算の手間が省ける
• テレワークやフレックスタイムなど、多様な勤務形態に対応できる
• 勤怠データが一元管理され、給与計算や人事管理と連携しやすくなる
• 労働時間や休憩時間の管理など、法令を遵守するためのサポートもある
【デメリット】
• システムの導入・維持に初期費用と運用コストがかかる
• 従業員が新しいシステムに慣れるための教育やトレーニングが必要となる
• システムやインターネット接続に障害が生じると、支障をきたすことがある
勤怠管理システムは、パソコン・スマートフォンやICカードなどを使って、簡単に打刻できます。使用方法がシンプルな場合は、教育のための時間もそれほどかからないでしょう。
複数の打刻方法に対応しており、なりすましや勤務時間のごまかしなどの不正入力のリスクを低減するのにも役立ちます。また、セキュリティ環境はサービス提供会社側で行なうため、システムの保守・管理のための人員確保も不要です。
なお、製品によって利用料金やサービス内容が異なるため、機能やセキュリティ、サポート体制などを比較検討し、自社に合う勤怠管理システムを選択することが重要です。
勤怠管理を導入する際の注意点とポイント
従業員の勤務形態や雇用条件によって、勤怠管理の内容は変化します。下記の対象者の場合は、特に注意が必要です。
【パート・アルバイト従業員】
• 個人ごとの労働条件をしっかり把握する必要がある
• 複雑なシフトを把握しつつ、正確な給与計算が求められる
【扶養控除内で働くことを希望している従業員】
• 扶養控除の基準を満たすシフトを設定する必要がある
• 従業員の希望条件をヒアリングし、労務管理を厳密化する
【テレワークで働く従業員】
• 打刻や休暇申請などをオンラインでできる仕組みづくりが必要となる
• 勤怠管理や勤務における社内ルールを徹底し、実態調査を実施する
【変形労働時間制で働く従業員】
• 勤怠管理が複雑化し、残業時間もルールに沿って算出する必要がある
• 法定労働時間制に関する規程を把握したうえで、適切な運用が求められる
【フレックスタイム制で働く従業員】
• 個人ごとに出退勤時間が異なるため、管理が複雑化する
• 残業時間の算出ルールが通常と異なるため、計算ミスに注意する
【外国人従業員】
• 在留資格ごとの就労可能時間の上限を把握し、時間内に収まるシフトを作成する必要がある
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まとめ
勤怠管理は、従業員の働き過ぎを防止し、健全な職場環境を構築するうえで欠かすことができません。また、勤怠データを正確に収集・管理できれば、給与計算や労務管理がスムーズになるだけでなく、企業戦略の策定などにも活用することが可能です。
しかし、従業員ごとの雇用形態や労働条件に合わせて勤務状況を管理する必要があり、勤怠管理の煩雑さが課題になることも珍しくありません。
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