勤怠管理の工数を70%削減。
他システムとの
柔軟な組み合わせで、
自社に最適な人事管理体制を構築
株式会社フージャースウェルビーイングパートナーズ様の導入事例

当社の主軸事業は不動産管理です。マンションやビルだけでなく、ホテルや介護施設なども管理・運営しています。現場で働いている従業員は、正社員、契約社員、アルバイトなど雇用形態がさまざまというだけでなく、土日祝日や夜間なども勤務しています。1日の勤務時間も統一されていませんし、給与も月給、日給、時給とバラバラです。現場の従業員は1カ月単位の変形労働時間制ですが、本社で働く従業員は固定の勤務時間制という複雑さに悩まされていました。

他社の勤怠管理システムを使用していました。各事業に関連する法律が変わるたびにシステムの設定変更が度々発生しますが、システムの設定は自分たちでは変更できず、常に依頼する必要がありました。設定変更をお願いすると反映されるのは2～3カ月後で、その都度費用がかかります。システムとして十分に使えるものではありましたが、当社のようにどんどん変化する勤怠を管理するにはやや不安が残る部分がありました。

課題解決もありますが、今回KING OF TIME 勤怠管理を導入したきっかけの一つが、当社の組織体制の変化にあります。これまでは親会社であるフージャースホールディングスで、当社の人事を管理していました。しかし当社はホテルや介護施設といったサービス系の事業が多く、従業員数は年間100人単位で増え続けています。このまま従業員数が増え続けると親会社での管理は難しくなるため、当社の人事部を独立させることになり、これを機に勤怠管理システムを見直すことになりました。

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グループ会社のなかで、独立した人事部をもっている企業に、勤怠管理システムは何を使っているのかを聞いて情報収集するなどしました。しかし決定打となったのは、KING OF TIMEの導入支援パートナーでもある株式会社TECO Designにアドバイスいただいたことです。

KING OF TIME 勤怠管理を単体で導入するというよりも、この機会に勤怠から人事労務、給与などのシステムも全て見直すため、システム選定からアドバイスしてもらえる社労士の方にご協力いただくつもりでした。いろいろと探していたところ、システムに強いというTECO Designを知りました。
そこでおすすめされたのがKING OF TIME 勤怠管理でした。変形労働時間制に対応しているシステムはかなり少ないので、勤怠については迷いなく選びましたね。KING OF TIMEの公式サイトの導入事例を見ると、当社のように現場でのサービス業に従事されている、規模の大きな会社が多数導入されていると分かり、安心材料の一つになりました。

そうです。一般的には、1つのベンダーのシステムで統一する、いわゆる統合型を選択する企業も多いと思います。統合型にすれば1つのシステムで完結できて連携性も高いと思われるかもしれません。しかしシステムによって強みや特徴は違います。当社のように変形労働が複雑である場合は、機能不足になりがちです。当社が理想とする人事管理を実現するには、目的に合わせて最適なシステムを選んだほうがいい。全方位で80点の統合型よりも、各分野で100点となるシステムの組み合わせのほうが最適な環境が得られると思い、選定についてもTECO Designに相談しました。

各システムを組み合わせて使うために株式会社パトスロゴスのHR共創プラットフォーム「PathosLogos」を導入しました。 「PathosLogos」は、勤怠管理や労務管理、通勤費管理といった人事関連のシステムを、自動連携やデータ統合させるものです。 このHR共創プラットフォームのおかげで、勤怠はKING OF TIME、人事管理はSmartHR、給与はCombosite人事給与と組み合わせることで、専門性だけでなく利便性も高めることができました。
特定のベンダーに縛られないことで、今後従業員が増えたとしても柔軟にシステムを変えることもできる、「進化し続ける人事基盤」を構築できたと思っています。
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KING OF TIME 勤怠管理の設定はTECO Designにお任せしたので、さほど苦労することはなかったです。

2～3カ月かけて設定を行った後、20人程度の勤務形態が違う従業員に1カ月のトライアル期間を設けて、間違いなく動いているかどうかを確認しました。その後に全従業員に導入という流れをとりました。

はい。現場レベルでも勤怠管理が簡単になったといった声が聞かれます。当社の従業員数は現在約600人ですが、5年後には約1,000人に近づく予定です。そうなると勤怠管理を含む給与計算はアウトソーシングするしかないと思っていましたが、今回人事まわりのシステムをガラッと変えたことで、アウトソーシングする必要もなくなるほど、管理が容易になりました。
これは人事における費用削減にもつながります。システムを変える際に初期投資は必要になりますが、長期的に見ると費用対効果は非常に高いです。数年後を見越すと費用は30～40％程度は安価になりますし、工数でいえば70％程度に減らせると計算しています。KING OF TIME導入前と導入後では運用前提が大きく異なるため一概に比較できませんが、十分なメリットを感じています。

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KING OF TIME 勤怠管理の使用方法は、人事部でマニュアルを準備しました。それからTECO Designに実施いただいた説明会への参加を、各現場の管理職にあたる従業員を中心にお願いしました。
特にマンションや介護施設の現場で働いている従業員は、比較的高齢の人も多いので、新しい機器を使用することに抵抗があるかもしれないと思っていました。そこで現場を管理する特定の従業員に対して、個別にレクチャーを行い、何か疑問点があればいつでも連絡できるよう本社にフォロー体制を整えたことで、想像していたほど問い合わせも発生していません。

使い方についての問い合わせも、有給の承認方法やイレギュラー勤務の入力方法などが大半で、基本操作でつまずく人はほぼいませんでした。それくらいKING OF TIME 勤怠管理は使いやすく、好評です。
ただ打刻方法は改善していきたいところです。ホテルと介護施設で比較的従業員数が多い事業所に顔認証を導入してみました。介護施設からとても好評ですがホテルではなかなか認証しにくいといった声がありました。顔認証システムを設置している場所などによって左右されると考えられるので、今後現場で確認して各事業所に最適な打刻方法を選択していきたいです。

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人事部が親会社から独立して、当社単独で人事を管理する体制は始まったばかりです。今後はより当社に沿った仕様にカスタマイズを重ねながら、より使いやすくしていきたいです。

KING OF TIMEは柔軟なシステムです。この柔軟さは、当社のように変形労働時間制を導入されている会社にも対応できると思います。また当社は業務によってシステムを選択しましたが、それもKING OF TIMEが、外部システムとのAPI連携に強いからこそだと思います。TECO Designのような導入支援パートナーが強い味方になってくださるので、自社の希望するシステム構築は決して無理な話ではなく、検討する価値があると感じています。
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