本記事では、以下について解説します。
❖ 給与計算とは？
❖ 給与計算の手順
❖ 給与計算時のポイント4選
❖ 給与計算時のリスク
❖ リスクを減らすためには
❖ おすすめの給与計算システム
❖ まとめ
正確な給与計算を行なうためにはもちろん、給与計算担当者の負荷軽減・業務改善にもつながる内容になっていますので、ぜひご覧ください。
給与計算とは？
まずは給与計算とは何か、基本から確認していきましょう。給与計算とは、企業などが従業員に支払う給与を計算することです。基本的な考え方としては、総支給額から各種控除額を差し引いて手取り額（差引支給額）を算出する流れになります。
給与計算は単に支給額を計算するだけでなく、社会保険料や税金の計算も含まれるうえ、法改正の影響なども含めた最新知識が求められる複雑な業務です。また、残業代の計算や最低賃金の遵守など、労働基準法に関する要素についても、確実に対応する必要があります。
給与計算の手順
次に、給与計算の実際の流れについて、大きく以下の4ステップに分けて解説します。
1．勤怠情報を集計する
2．総支給額を計算する
3．控除額を計算する
4．差引総支給額を計算する
◇ 1.勤怠情報を集計する
給与計算の第一歩は、従業員の出勤状況や労働時間を正確に集計することです。具体的には、タイムカードや出勤簿をもとに従業員の勤怠情報を集計しますが、付随する準備作業や確認事項なども多岐にわたり、多くの担当者が苦労するポイントでもあります。
さらに、給与計算の締め日が週末と重なる場合や祝日が多い月など、暦によっては短期間で全従業員の勤怠データを集計しなければならず、担当者は休日出社や残業を余儀なくされることもあります。
• 紙のタイムカードや出勤簿を回収
• 残業申請などの承認
• タイムカードや出勤簿を確認して従業員の勤怠情報を集計
• 勤務日数と有給休暇の取得状況、労働時間、残業時間などを確認
多くの給与計算の現場では、こうした準備作業に時間を取られてしまっています。その結果、計算自体に割ける時間が限られてしまい、ミスが許されないなかで担当者に負荷がかかっているのが現状です。
◇ 2.総支給額を計算する
次に、集計した勤務情報をもとに総支給額を算出します。残業代（割増賃金）の計算や手当の加算なども、総支給額の計算に含まれます。
• 基本給の確認
• 残業代の計算（例：時間外労働、休日労働、深夜労働など）
• 各種手当を加算（例：通勤手当、住宅手当、出張手当、役職手当、資格手当など）
残業代の計算は、労働基準法や給与規程に基づいて決められた割増賃金率を考慮する必要があります。また、深夜に時間外労働が行なわれた場合など、複数の割増率を考慮すべきケースもあることに注意が必要です。
◇ 3.控除額を計算する
給与から控除されるおもな項目には、以下のようなものがあります。
【健康保険料、厚生年金保険料】
健康保険料、厚生年金保険料は、一般的には事業主と被保険者が半分ずつ負担します。保険料は標準報酬月額（毎年9月にその年の4〜6月の給与の平均額をもとに、等級表に当てはめて決定する額）と別途定められた保険料率によって計算します。
保険料 = 標準報酬月額 × 保険料率 ÷ 2
【介護保険料】40歳から64歳の従業員が対象で、事業主と被保険者が原則半分ずつ負担します。
介護保険料 ＝ 標準報酬月額 × 保険料率 ÷ 2
なお、介護保険料率は定期的に見直しが行なわれるので、常に最新の料率を確認する必要があります。【雇用保険料】
定められた保険料率に従い、賃金の一定割合を従業員が負担します。保険料率は事業内容によって異なり、一般企業の場合の従業員の負担率は0.6％です。
雇用保険料 = 賃金 × 雇用保険料率
なお、雇用保険料率は年度ごとに厚生労働省より発表されており、年度が変わる際は料率の変更がないか確認が必要です。
参考：令和6年度の雇用保険料率について｜厚生労働省
【所得税】
所得税は所得の金額によって変動します。算出の際は、まず所得税の課税対象となる金額（課税所得）を以下の式に当てはめて計算します。
給与（基本給 ＋ 残業代など）－（社会保険料 ＋ 雇用保険料）
その後、「給与所得の源泉徴収税額表」で上記の課税所得に該当する欄を参照し、所得税の源泉徴収税額を確認します。【住民税】
住民税は前年の所得をもとに計算され、従業員の住所がある自治体から「納付書」で通知されます。通知された税額を12ヵ月で割り、1ヵ月ごとに毎月の給与から差し引かれる仕組みです。
通知された住民税額 ÷ 12 = 1ヵ月の住民税額
◇ 4.差引総支給額を計算する
これまでに算出した各種金額を使って、従業員に支払う手取り額（差引総支給額）を決定します。
総支給額 － 控除額 = 差引総支給額
給与計算時のポイント4選
1．賃金支払い5原則に基づいているか
2．地域別最低賃金・特定最低賃金について
3．端数がある場合
4．給与計算のタイミングを決める
◇ 賃金支払い5原則に基づいているか
賃金の支払いは、「通貨払い」「直接払い」「全額払い」「毎月払い」「一定期日払い」の5原則に基づいて支給するのが基本です。
• 通貨払い：通貨で支払う。価格が不明瞭で価値の交換に不便な現物給与は原則禁止。
• 直接払い：中間搾取を排除するため、労働者本人（または労働者の妻など本人に支払うのと同一の効果がある使者）に支払う。
• 全額払い：基本的に全額を支払う必要があり、法が認める内容以外の天引きは禁止。
• 毎月払い：労働者の生活安定のため、毎月1回以上支払う。
• 一定期日払い：労働者の計画的生活のため、一定の間隔で支払日を設ける。
参考：労働基準情報：ＦＡＱ （よくある質問）－労働基準行政全般に関するＱ＆Ａ｜厚生労働省
◇ 地域別最低賃金・特定最低賃金について
日本では、最低賃金制度に基づき、企業が支払う賃金が最低賃金額を下回ると違法となります。最低賃金は時給で定められているため、月給の場合は、1ヵ月の平均労働時間で割った1時間当たりの金額が最低賃金を下回っていないか確認が必要です。万が一、最低賃金未満の金額しか支払っていない場合は、従業員に対して差額分を支払うことになります。
なお、最低賃金には以下の2種類があります。
• 地域別最低賃金：各都道府県別に定められた最低賃金
• 特定最低賃金：特定の産業に設定されている最低賃金
最低賃金は毎年改定されるため（地域別最低賃金は10月頃改定）、最新の情報を確認しましょう。
◇ 端数がある場合
給与計算では端数が発生しやすいですが、賃金支払い5原則の「全額払い」に基づき、基本的に端数切り捨ては認められません。ただし、事務処理の簡便化のため、かつ明らかな従業員の不利益にならない端数処理は労働基準法違反にはならないとされています。
端数処理の適切なパターンは「切り捨てても良いケース」「切り上げるケース」「翌月に繰り越すケース」などさまざまなので、各パターンを理解しておく必要があります。基本的に、従業員の不利益になるような端数処理は禁止されていると考えればよいでしょう。また、端数処理の方法についてはあらかじめ就業規則などで明確に示すとともに、ルールに従って一貫した処理を行なうことも重要です。
◇ 給与計算のタイミングを決める
給与計算は「締め日」以降のタイミングで行ないます。「締め日」とは、給与計算の対象となる期間の最終日を指し、企業によって異なります。例えば、「毎月1日～月末締め」「毎月16日～翌月15日締め」などがあり、締め日を過ぎるとその月の勤務データが確定し、給与計算に進むことができます。
給与を従業員に支給する「支払日」についても企業ごとに決められます。締め日から支払日までの期間を短くしすぎると、勤怠データの確定が間に合わず、給与計算の作業負担が増すため注意が必要です。
給与計算時のリスク
◇ 情報漏洩のリスク
給与計算では、従業員の氏名、住所、勤務先、給与額、税金、口座情報など、多くの個人情報を取り扱います。個人情報を1件でも取り扱う事業者は、個人情報保護法に従って適切にデータを管理し、情報漏洩や紛失を防がなければなりません。
万が一個人情報が外部に漏洩すると、情報の悪用や従業員のプライバシー侵害につながるほか、企業の信用を大きく損ない、法的な責任を問われる可能性もあります。
◇ 労務・税務のリスク
給与計算には、労働基準法や税法などの法律に基づいた正確な処理が求められます。計算ミスなどによって賃金支払いの不備や税務処理を誤ると、従業員との信頼関係を損なうほか、企業が行政指導や罰則を受ける可能性があるため注意が必要です。
特に、勤怠管理、給与計算を手動で行なっている場合、データの入力ミスやデータ移行ミス発生のリスクは高いといえます。また、昨今のテレワークの普及などの勤務形態多様化もあり、データ管理に関してもこれまで以上に注意が必要になっているといえるでしょう。
リスクを減らすためには
給与計算業務は負荷が高く、従業員や企業の重大な不利益につながるリスクも含んでいます。では、それらのリスクを減らすにはどのような対策が考えられるでしょうか。◇ 給与計算ソフトの導入
手作業では、残業代や社会保険料の計算ミス、税金の控除漏れなどあらゆるリスクを完全には避けきれません。このリスクを低減するためには、給与計算ソフトの導入がおすすめです。
給与計算ソフトの導入によって、手作業ではミスの起きやすい計算でも、自動で正確な数値を算出できます。また、最新の法改正にも給与計算ソフトであれば自動で対応してくれます。最低賃金の改定、各種料率の変更、税制改正などにともなう手動更新の手間やリスクを防げるのは大きな利点です。
さらに、勤怠管理システムと連動できるソフトを導入すれば、給与計算全体の精度とスピードが向上し、担当者の負担は大幅に軽減されるでしょう。手動管理と比べてセキュリティもアップし、情報漏洩リスクが低減するメリットもあります。
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勤怠や人事労務データと給与計算機能は連携しているため、給与計算の事前準備が大幅に楽になります。勤怠締めを行なったあとは、計算対象を選択して計算実行するだけ。もちろん、給与計算業務に関わる各種帳票の出力も可能です。
また、パソコンやモバイル端末からの打刻、ICカードや指紋認証など、多様な打刻方法に対応しており、さまざまな勤務形態や業種に柔軟に適応します。無償・有償のサポート体制も充実しており、初期費用なし・1人当たり月額300円と低価格で、利用者数は380万人を突破。多くの企業から信頼を得ています。
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まとめ
給与計算は、勤怠データの確実な集計や正確な計算、法令遵守が求められる重要な業務です。不備があると、従業員との信頼関係を損なうだけでなく、法的リスクにもつながるため、適切な手順と対策を講じることが欠かせません。その一方、実際の給与計算の現場では計算を始める準備段階だけでも多くのタスクがあり、担当者に大きな負荷がかかりがちです。情報漏洩や労務上のリスクにも注意を払いつつ、期日までに確実に業務をこなすことは簡単ではありません。
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