監修：社会保険労務士法人 ヒューマンリソースマネージメント
特定社会保険労務士 馬場栄 監修：社会保険労務士法人
ヒューマンリソースマネージメント
特定社会保険労務士 馬場栄
今週のピックアップ
【 労務情報 】
◆ 自社マニュアルやFAQの準備
◆ 説明会の実施とフォローアップ
◆ 電子契約のメリットや制度の理解促進
【 KING OF TIME 情報 】
◆ KING OF TIME 電子契約
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自社マニュアルやFAQの準備
電子契約の導入初期は「マニュアルの整備」や「社内教育」が不十分だと、混乱やミスが生じやすくなります。そこで今回は、電子契約を導入した後に押さえておきたい社内教育のポイントをご案内します。
電子契約の導入後は、まず社員が基本的な操作を一通り理解できるように、画像キャプチャ付きの自社マニュアルを用意しておくと安心です。ログイン手順から電子署名の付与方法までを段階的に説明し、初めて使う社員が戸惑わないようなものが望ましいでしょう。単純に機能の説明だけではなく、自社のフローに合わせた具体的な流れを記載しておくのがポイントです。
また、電子契約特有のエラー（印影の付け忘れ、署名後の内容修正など）が生じた際にどのように対応するか、その方法を整理しておくと導入初期の混乱を防ぐことができます。紙の契約書とは異なるプロセスだからこそ、よく起こりがちなミスを想定した対策をあらかじめマニュアルに盛り込んでおきましょう。あわせて、システム障害時の問い合わせ先や緊急時の代替手段も明示しておくと安心です。
説明会の実施とフォローアップ
電子契約は契約担当者だけでは完結しません。内容を審査・承認する稟議プロセスや最終的な決裁を行う管理職など、複数の関係者を巻き込む必要があります。
メールやイントラネットでの一斉告知だけでは、なかなか全社員の利用が進みにくいケースがあります。特に管理職や役員は、紙での稟議フローに慣れている場合が多いため、ミーティングや説明会など対面の機会を設けて、電子契約のメリットや操作方法を実演しながら説明する工夫が必要です。
マニュアルだけでなく、実際に社員が操作を試してみる操作説明会を行うと、理解度が高まり、現場レベルでの定着が期待できます。説明会後に生じた疑問点や不安を解消するため、Q&Aをまとめたり、社内チャットで簡単に問い合わせができる窓口を用意したりすることも効果的です。
電子契約のメリットや制度の理解促進
電子契約を導入する意義や具体的なメリット（契約締結スピードの向上、印紙税コストの削減、保管スペース削減など）を周知し、社内全体で理解を深められるようにします。取引先が電子契約に不慣れな場合や抵抗がある場合にも、こうしたポイントを丁寧に説明することで、電子契約の利用に理解を得られることがあります。
日本では「電子署名法」によって、適正な電子署名のある電子文書は原則として紙の書面と同等の証拠力を持つとされています。ただし、業務によっては印鑑や紙書面による手続きが依然として主流な場合もあるため、無理にすべての契約を電子化せず、自社の業種や取引先の事情も考慮しつつ柔軟対応を行うことが望ましいでしょう。
企業規模や業種を問わず、電子契約を活用して業務を効率化する動きは今後さらに広がっていくことが想定されます。きちんとした社内教育とルール作りができれば、電子契約の導入はビジネスのスピードや労働環境の向上につながるでしょう。
KING OF TIME 情報
「KING OF TIME 電子契約」は、紙で行っていた契約業務をクラウドで完結することができるサービスです。
オンライン上ですばやく契約締結が可能で、印紙代や封筒代などのコスト削減に加え、 契約書の郵送や保管の手間を軽減することができます。
既存のインフラを活用しながら効率的に電子契約へ移行していただくことが可能です。
本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。
今後もKING OF TIMEをご愛顧いただけますよう邁進してまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。
