【電子契約】「身元保証書」の電子化

 基礎知識

①「身元保証書」の法的意義
「身元保証書」は、「身元保証に関する法律」に基づき、労働者の行為によって使用者（会社）が被る損害の一部を、保証人が補填することを目的とした書面です。とくに、現金や高額商品を扱う業種や職種などで、不正や事故が発生した際のリスクヘッジとして用いられるケースが多く見受けられます。
一方で、「身元保証書」は、法令上必ずしも取得が義務付けられているわけではありません。取得するか否かは会社のリスク管理の方針や、業務の性質によって判断することになります。取得する場合でも、あくまで労働者とその保証人の自由意思に基づき取り交わす書面である点を認識しておきましょう。

【 参考 】『身元保証ニ関スル法律』（e-Gov法令検索）

②「身元保証書」の活用場面
「身元保証書」の法的意義は前述のとおりですが、実務上は以下のような目的を兼ねて取得することが一般的です。

・入社する従業員の経歴に問題がないことの確認
・不測の事態が発生した場合の緊急連絡先の確保
・「身元保証人に迷惑をかけられない」という意識付け

身元保証書を提出してもらうことで、従業員の身元や人物としての信頼性が担保され、会社としてのリスクを低減することができます。また、従業員が急に連絡を絶ってしまった場合や、緊急事態が発生した際の連絡先を確保できます。
さらに、「身元保証人に迷惑をかけられない」という意識付けを促すことで、従業員自身に行動の責任を強く認識させ、社内のコンプライアンスやモラルを維持するうえで一定の抑止力になります。

③「身元保証書」の有効期間・更新
身元保証に関する法律第2条において、有効期間は原則として最長5年と定められており、期間を定めない場合は3年とされています。これを超えて効力を持続させるためには、明示的な更新手続きが必要です。もし、入社時に提出してもらったまま更新手続きをしていない場合は、有効期間を過ぎた保証書については、その効力が認められなくなるリスクがあるため注意が必要です。
さらに、会社は、保証期間中に従業員に不誠実な行動が見られ保証人の責任問題が生じかねない場合や、従業員の職務内容の変更により保証人の責任が重くなる場合には、遅滞なく保証人に通知する義務があります（身元保証に関する法律第3条）。
更新の際は、業務内容や雇用形態の変化、就業規則の改定などを踏まえ、改めて保証人の同意を得ることが必要です。仮に会社側の説明不足や保証人の意思確認を怠った場合、後に保証契約の有効性や範囲をめぐるトラブルとなる可能性がありますので注意しましょう。

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 よくある間違い

①「身元保証書」に損害賠償の上限額を明示していない
「身元保証書」を取り交わす際に、具体的な賠償額やその上限を明示せずに作成しているケースがあります。
2020年4月の改正民法の施行によって、身元保証人に対して請求できる損害賠償の上限額を定めておくことが必要になりました。「身元保証書」に上限額（極度額）が記載されていなければ、契約そのものが無効となる可能性があるため注意しましょう。

【 参考 】『改めて確認！2020年4月からの身元保証書の新ルールとは』

②「身元保証書」があれば損害賠償請求できると思っている
「身元保証書」があるからといって、必ず会社が従業員や保証人に損害を請求できるわけではありません。保証人に過度な責任を負わせるような内容は、その手続きが無効とみなされる可能性もあります。
そもそも従業員が問題を起こした場合、使用者側にも管理監督責任が問われます。争いになった場合には、従業員の不正行為を防ぐための適切な監督体制が整っていたかなど、総合的に判断されることになります。
そのため、不正が発生しにくい風通しの良い職場づくりや、内部統制の仕組みの整備など日常的なリスク管理こそが、不祥事の発生防止につながるでしょう。

③入社のタイミングで「身元保証書」の提出は必須だと思っている
「身元保証書」は、あくまで企業にとって必要と判断される場合に取得する文書であり、提出が義務付けられているわけではありません。たとえば、デスクワークが中心で現金や商品を扱わないにもかかわらず、抽象的な理由で高額な損害賠償が生じるような文面を提示すると、保証人に不必要な警戒感を与え、「そこまでする必要があるのか」と不信感を持たれてしまうケースがあります。
もっとも、「身元保証書」を提出してもらうことで、従業員本人が「保証人に迷惑をかけられない」という意識を持つようになり、不正行為や重大なミスの抑止効果が期待できることも事実です。最終的には書類の提出による期待効果を総合的に判断し、内容をどうするか、提出を求めるかどうかを決定するのが望ましいといえます。

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 実践のポイント

「身元保証書」も電子契約の活用がおすすめです。
電子契約を利用すれば、会社、従業員、その保証人となる方が身元保証書を紙でやり取りすることなく締結することができます。ただし、保証人が従業員の年配のご両親などの場合、電子契約の操作に不慣れなケースも想定されるため、実際に電子契約を利用する場合には、事前の調整と丁寧な説明が必要です。
また、労働条件通知書や雇用契約書と同様に、紙での交付を希望する場合には応じることが望ましいため、電子と紙のどちらでも対応できる運用ルールや体制を整備しておくと安心です。

会社としては、電子契約を活用して管理しておけば、書類をクラウド上で確認できるため、紙での保管と比べて更新漏れに気づきやすい点もメリットといえるでしょう。「身元保証書」の取得はあくまでも企業のリスク対策の一環であることを踏まえつつ、適切に運用していくことが必要です。

「KING OF TIME電子契約」での『身元保証書の締結方法』は、下記のリンクをご参考ください。

【 参考 】身元保証書の締結方法｜KING OF TIME オンラインヘルプ

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