近年は、時差出勤やリモートワークなど働き方の幅が広がり、勤怠管理においては従来の方法では正確な勤務時間把握が難しいケースが増えています。特にオフィス外で働く従業員の場合、管理者の目が届きにくく、勤怠の記録の信頼性や実態把握が課題となることが少なくありません。
こうした背景から、GPS機能を活用し、位置情報と打刻を連動させる「GPS打刻」による勤怠管理が注目されています。
本記事では、GPSを利用した勤怠管理の仕組みやメリット、注意点、導入時のポイントをわかりやすく解説します。おすすめの勤怠管理システムも紹介しますのでぜひ参考にしてください。
❖ GPSを利用した勤怠管理の仕組みとは？
❖ GPSを利用した勤怠管理のメリット
❖ GPSを利用した勤怠管理のデメリット
❖ GPSを利用した勤怠管理におけるプライバシーの注意点
❖ GPSを利用した勤怠管理が向いている企業や業種
❖ 勤怠管理システムそのものが労務管理業務を効率化
❖ GPSを利用した勤怠管理システムを選ぶ際のポイント6選
❖ GPS対応の勤怠管理システムならKING OF TIME！
❖ まとめ
GPSを利用した勤怠管理の仕組みとは？
GPSを利用した勤怠管理とは、スマートフォンやタブレットに搭載されたGPS機能を活用し、出退勤の時刻とともに位置情報をリアルタイムで記録する勤怠管理の方法です。特に外回りの多い営業職や、複数の拠点で作業を行う業種では、労務管理の効率化に役立つ仕組みといえるでしょう。
この勤怠管理方法は、従業員のスマートフォンにGPSを利用した勤怠管理システムのアプリをインストールするだけで、手軽に運用を開始できます。従来のタイムカードや出勤簿による勤怠管理とは異なり、打刻した場所と時間を正確に記録できるため、不正打刻の防止や勤務状況の可視化にもつながります。
GPSを利用した勤怠管理のメリット
勤怠管理にGPSを活用することで、多様な働き方への対応や不正防止、業務効率化など、企業にとって多くの利点があります。ここでは、代表的な3つのメリットを紹介します。
◇ さまざまな働き方に応じた勤務時間の管理ができる
勤怠管理にGPS機能を活用すれば、オフィス勤務はもちろん、テレワークや外回りなどさまざまな働き方に対応した管理が可能です。直行直帰や途中外出をともなう業務でも、出退勤の時間と場所を正確に記録できるため、勤務実態を把握しやすくなります。
従来のオフィス中心の勤怠管理において大きな課題であった、オフィス外の出退勤管理をしっかりカバーし、働き方の多様化を促進できるでしょう。さらに、GPS情報と勤務申告内容を照合することで、報告内容との相違や記憶に頼った曖昧な打刻を防ぐことも可能です。
◇ 不正打刻や打刻漏れを未然に防げる
GPSによって打刻場所が記録されるため、代理打刻や虚偽申告などの不正行為の効果的な防止が期待できます。従業員側では位置情報が取得されているという意識が働き、それが不正抑止力となって、勤務態度の改善につながる可能性もあるでしょう。
事前に打刻可能なエリアを設定しておく「ジオフェンシング機能」を活用すれば、エリア外での打刻ができなくなるため、打刻場所が適正か確認するのに役立てることも可能です。
加えて、GPSを利用した勤怠の打刻作業は数秒で完了するため、忙しいときでも負担にならず、打刻忘れの発生リスクを大幅に軽減できます。また、勤怠管理システムにアラート機能が備わっていれば打刻漏れを即座に通知でき、早期修正が可能です。
◇ 既存の端末を利用すれば低コストで簡単に導入ができる
GPSを利用した勤怠管理はクラウド型が主流で、従業員のスマートフォンにアプリをインストールするだけで利用できます。専用機器を購入する必要がなく、既存の端末を活用できるため低コストで始められる点が大きなメリットです。
会社用のスマートフォンやタブレットを貸与している場合は、機種が統一されていればアプリの非対応端末が生じず、管理が容易になるでしょう。全員への貸与でなくても、出張や外出時のみ端末を共有する運用であれば、導入コストを抑えながら柔軟に勤怠管理を行えます。
GPSを利用した勤怠管理のデメリット
導入にあたってはメリットだけでなく、把握しておくべきデメリットも存在します。ここでは、代表的な3つの課題を紹介します。
◇ GPS利用可能端末の用意・管理が必要となる
GPSを利用した勤怠管理を開始するには、GPS機能を搭載し、かつシステムに対応したスマートフォンやタブレットなどが必要です。古い端末や一部のマイナー機種の場合、GPS機能が不安定だったり、アプリの動作に不具合があったりすることも想定されるため、事前の動作確認が不可欠です。
また、OSやアプリが古いままだと不具合が起きやすいため、常に最新状態に保つ必要があります。動作環境のバラつきを防ぐためにも、機種ごとの対応可否やブラウザ仕様を事前に調査し、必要に応じて会社から端末を支給するなどの対策が求められます。
◇ 位置情報が取得できないことも想定される
GPS機能は、基本的にインターネット接続環境があれば動作しますが、地下や高層ビル、電波状況の悪い場所では位置情報が正しく取得できないケースがあります。この場合、設定によっては打刻が無効となり、不正打刻や勤怠漏れとみなされてしまう可能性があります。
そのため、通信環境が安定した場所で操作を行うよう事前に周知するとともに、GPS以外の勤怠管理手段も併用することが望ましいでしょう。また、端末設定でGPS機能がオフになっている場合も位置情報が取得できないため、従業員への設定確認も欠かせません。
◇ 従業員へのサポートが負担になる可能性がある
スマートフォン操作に不慣れな従業員がいる場合、アプリのインストールやID・パスワードの設定、利用方法について個別サポートが必要となる場面が想定されます。ITリテラシーに差がある職場では、トラブル対応や使用方法の指導が運用の負担になり、支援体制が機能しなければ事業運用の遅滞につながりかねません。
そのため、端末操作やGPS設定方法をわかりやすく説明する研修やマニュアルを用意し、サポート体制を整備することが求められます。
GPSを利用した勤怠管理におけるプライバシーの注意点
GPS付きの端末を利用して従業員の位置情報を取得することは、正当な業務目的がある場合に限り違法ではありません。就業中の労務管理手段として法的にも認められており、勤務場所や業務状況を正確に把握するために導入されるケースが増えています。
ただし、位置情報は個人の移動履歴や行動パターンがわかってしまう性質を持ち、プライバシーに深くかかわる情報です。そのため、取り扱いには慎重な配慮が必要となります。
企業がGPSを利用した勤怠管理を導入する際は、適切な運用ルールを整備し、従業員への事前説明の実施が不可欠です。ルールは口頭の案内にとどめず、文書として明文化しておくことで、今後のトラブル防止につながります。さらに、従業員からの同意を得る手続きを取り入れることも望ましい対応です。
トラブルを避け、安全かつ適正にGPS勤怠管理を運用するために、特に次の3点を意識して取り組みましょう。
・利用目的や利用範囲を事前に周知する
・GPSの利用は業務時間内に限定する
・業務に関連しない情報は取得しない
GPSを利用した勤怠管理が向いている企業や業種
GPSを利用した勤怠管理は、働き方や勤務場所が多様化する現代において、柔軟かつ正確な管理を可能にする方法です。ジオフェンシング機能を併用することで、勤務場所の適正性も確保しながら運用することができます。ここでは、特にこの勤怠管理方法が有効とされる企業や業種を紹介します。
◇ オフィス外での労働が主体の企業・業種
建設業や清掃業、保守点検業務など、日々異なる現場で作業を行う職種では、GPSを利用することで現場ごとの出退勤を正確に記録できます。現場が毎回変わる場合でも、位置情報が自動的に記録されるため、管理者は勤務状況を確実に把握できます。
また、営業や人材派遣のように、オフィスに立ち寄らず直接業務を開始する職種でも、現地から打刻できることは大きな利点です。勤務開始の時間と場所を同時に証明できるGPS打刻は、外出が前提となる職場において、勤怠記録の信頼性を高める有効な手段となります。
◇ 直行直帰が多い企業・業種
運送業や訪問介護、訪問看護など、直行直帰が日常的な職種においても、GPS機能の利便性が際立ちます。オフィスに立ち寄らなくても、スマートフォンから数秒で出退勤を記録できるため、移動時間を有効に活用できるでしょう。
勤務開始・終了の時刻と位置情報を同時に残すことで、労働時間の正確な把握が可能になり、管理者側の確認作業も効率化されます。このように、移動型の勤務形態に適した勤怠管理方法として、GPS打刻は高い効果を発揮します。
◇ リモートワークが多い企業・業種
自宅やコワーキングスペースなど、働く場所が固定されないリモートワーカーに対しても、GPSを利用した勤怠管理は有効です。オンライン上での打刻だけでは勤務状況の詳細がわかりにくい場合でも、位置情報と組み合わせることで勤務実態を可視化できます。
IT・Web業界のように、テレワークが広く浸透している業界では特に導入効果が期待でき、勤怠管理における不安や不信感を解消する役割を果たせるでしょう。管理者は、位置情報付きの勤怠データを確認することで、勤務状況の把握と業務効率化を同時に実現できます。
勤怠管理システムそのものが労務管理業務を効率化
GPSを利用した打刻方法は勤怠管理システムの機能の一つであり、必然的にシステムを導入することになります。システム導入には、打刻方法にかかわらず多くのメリットがあります。
まず、勤怠管理システムは勤怠情報が自動で集計される仕組みです。これにより、管理者の確認作業が減り、集計ミスや手作業の負担が軽減できます。また、打刻漏れや長時間労働があるとシステム上で即時に検出されるため、早期に対応でき、労務リスクの抑制に役立つでしょう。アラート機能によって未然に通知を発信することも可能です。
有給申請や早退申請もシステムで行えるため、口頭や紙面でのやり取りといった工程も省けます。さらに、勤怠データを給与計算システムと連携すれば、残業時間の集計や有給管理なども効率化され、経理業務の負担軽減にも効果を発揮します。
GPSを利用した勤怠管理システムを選ぶ際のポイント6選
企業がGPS機能を活用した勤怠管理システムを導入する際には、複数の観点から比較検討することが必要です。ここでは、システム選びで押さえるべき6つのポイントを紹介します。
◇ 1.セキュリティ体制は万全か
GPSで取得する位置情報は従業員のプライバシーに深くかかわるため、情報漏洩を防ぐための万全なセキュリティ対策を備えたシステムを選定する必要があります。具体的には、二段階認証やファイアウォール、高度な暗号化技術といった機能が標準搭載されているかを確認しましょう。セキュリティ体制の整備は、従業員の安心感を高めるとともに、プライバシー面での不安解消やトラブルの未然防止につながります。
◇ 2.コストは見合っているか
システム導入にあたり、コストの妥当性も重要な選定ポイントです。「多機能であること」だけに注目するのではなく、自社の業種や規模、運用目的に合った必要機能を備えたうえで、費用が妥当かを判断しましょう。運用工数がどの程度削減されるかなど、費用対効果を見極めることが重要です。また、導入後のサポート内容や機能追加の柔軟性なども費用に含めて評価します。予算内で長期的に安心して運用できるかどうかが重要です。
◇ 3.既存のシステムと連携しやすいか
すでに導入している給与計算ソフトや人事管理システムとスムーズに連携可能かどうかは、業務効率化の観点から非常に重要です。自社の既存システムとの互換性を事前に確認し、データ移行や同期が容易な製品を選ぶことが望ましいといえます。同一ベンダーが提供する複数の業務システムを統合的に導入すれば、データ連携の効率化とサポート体制の一元化がより容易になるでしょう。
◇ 4.スマートフォン以外の端末でも使えるか
スマートフォンだけでなくタブレットなど複数のデバイスにシステムが対応しているかも確認するとよいでしょう。ガラケー（携帯電話）にも対応しているサービスを利用すると便利です。対応端末の幅が広いほど、導入後の運用方法を柔軟に設計できます。一部システムはAndroidまたはiOSのどちらか一方しか対応していないことがあるため、複数OSに対応しているかどうかも重要なチェックポイントです。将来的な活用シーンも考慮し、幅広い端末に対応できるサービスを選ぶことが賢明です。
◇ 5.操作は難しくないか
勤怠管理システムの導入では、スマートフォンやタブレットの操作に不慣れな従業員でも直感的に使えるかを重視する必要があります。打刻画面や操作フローがシンプルで、視認性の高いUI設計がされているシステムは、現場での混乱を最小限にできるでしょう。多くのサービスで無料体験期間が設定されているため、導入前に実際の使用感を試し、現場の適応性を確かめたうえで選定するのがおすすめです。
◇ 6.サポート体制は整っているか
勤怠管理システムの初期設定や運用ルールの策定には専門的な知識が必要であるため、導入時に手厚いサポートを受けられるサービスを利用すると安心です。また、法令遵守を踏まえた適切な運用を実現するには、システムの提供元による導入支援やヘルプデスクの対応品質が大きなポイントとなります。サポート体制の有無はもちろん、サポートの範囲や実施方法（メール、チャット、電話など）まで確認しましょう。
GPS対応の勤怠管理システムならKING OF TIME！
「KING OF TIME」は、初期費用無料かつ月額300円／人という低コストで導入可能なクラウド型勤怠管理システムです。「GPS勤怠管理 for KING OF TIME」アプリには、管理者が打刻可能範囲を設定できるジオフェンシング機能が搭載されており、位置情報と出退勤時刻を正確に記録できます。
打刻後の勤怠情報はリアルタイムでクラウドに反映され、不正打刻の抑止や勤務状況の迅速かつ正確な管理が可能です。また、スマートフォンやガラケー、タブレットによるGPS打刻だけでなく、ICカード、顔認証、指紋認証など多様な打刻方法を選択できるため、さまざまな職場環境に対応できます。
さらに、「KING OF TIME」は勤怠管理機能にとどまらず、人事労務管理、データ分析、給与計算などの機能も追加料金なしで利用できます。無料体験や導入支援セミナーが用意されており、充実したサポート体制が整っている点も魅力です。
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まとめ
GPSを利用した勤怠管理は、外出業務やテレワークなど多様な働き方に対応し、不正防止や業務効率化にも効果を発揮します。ただし、プライバシー保護や端末管理、社内サポート体制など運用時に配慮すべき点も多く、企業はルール整備と従業員への説明が必須です。導入時は、セキュリティ、操作性、既存システムとの連携、コストなど複数の観点から慎重にシステムを選定しましょう。
