勤怠管理は、安定的な企業活動の継続に欠かせない業務であり、効率性と正確性が求められます。そのため、紙のタイムカードやExcelで管理している企業のなかには、より良い方法を模索している担当者も少なくないでしょう。
そうしたなかで注目されているのが、ICカードを使った勤怠管理です。シンプルな操作方法と打刻データの正確性を兼ね備えていることから、多くの企業で導入されています。
本記事では、ICカード勤怠の基本的な仕組みや導入のメリット・デメリット、選び方のポイント、そしておすすめのシステムを紹介します。
❖ ICカードによる勤怠管理の基本的な仕組み
❖ ICカードによる勤怠管理に必要なもの
❖ ICカードによる勤怠管理の3つのメリット
❖ ICカードによる勤怠管理の4つのデメリット
❖ ICカードによる勤怠管理が適している企業は？
❖ ICカードによる勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
❖ KING OF TIMEのICカード打刻システムで勤怠管理を効率化！
❖ まとめ
ICカードによる勤怠管理の基本的な仕組み
ICカードを用いた勤怠管理は、従業員がカードリーダーにICカードをかざす、もしくは差し込むことで出退勤時刻が記録される仕組みです。各カードには固有の識別番号が割り当てられており、個人の出退勤記録を正確に把握できます。
操作方法がシンプルで直感的に理解できるため、導入後すぐに現場で定着しやすい点も魅力です。
また、交通系ICカードや社員証など、従業員がすでに所持しているカードをそのまま打刻に使える場合も多く、専用カードの配布が不要なケースもあります。
◇ 紙（タイムカード）による勤怠管理との違い
従来の紙型タイムカードによる勤怠管理では、タイムレコーダーにカードを差し込み、物理的に打刻を行います。この方法の場合、締め日のカード回収や手作業での勤務時間集計など、担当者の業務負担が大きいことが課題でした。
これに対し、ICカード打刻による勤怠管理はリアルタイムでシステムにデータが蓄積されていくため、締め日にはそのデータを出力するだけで集計が完了します。紙の保存や保管が不要となり、業務の効率化やデジタル化が推進されることが魅力です。
ICカードによる勤怠管理に必要なもの
ICカードによる勤怠管理の導入には、ICカードとICカードリーダーの2つが必要です。ここでは、それぞれの特徴や選び方を詳しく紹介します。
◇ ICカード：2タイプ
勤怠打刻には、専用または既存のICカードを使用します。カードは、接触型と非接触型の2タイプです。
・接触型のICカード
接触型ICカードは、内部にICチップと電極を備えており、カードリーダーとの物理的な接触によって情報が読み取られます。通信の安定性に優れ、打刻データの取得精度が高いことが特徴です。
また、カードをしっかり差し込んで操作するため打刻ミスが起こりにくく、正確な勤怠記録を維持しやすくなります。不正利用や情報改ざんも難しいため、高いセキュリティ水準が求められる業種で導入される傾向があります。
・非接触型のICカード
非接触型ICカードは、内部にICチップとアンテナコイルを内蔵し、カードリーダーにかざすだけで通信できる仕組みです。おもに次の2タイプがあります。
| 規格 | 特徴 |
|---|---|
| FeliCa（フェリカ） | 交通系ICカード（Suica、PASMOなど）や電子マネー（楽天Edy、nanacoなど）などに使われている日本発の規格 |
| MIFARE（マイフェア） | 国際通信規格に準拠し世界的に採用されている規格で、比較的安価なため社員証に多く使用 |
社員証や入室用ID、交通系ICカードなど、従業員の持つカードをそのまま打刻に使えるケースも多く、新たなカード配布が不要な点が魅力です。
◇ ICカードリーダー：ピットタッチやPaSoRiが有名
ICカードに対応したリーダー機器も必要です。おもに以下の3タイプがあります。
・パソコン接続型：USBでパソコンやタブレットに接続して使うICカードリーダー
・タイムレコーダー型：単体で打刻や通信ができる専用端末
・スマートフォン／タブレット型：専用アプリを入れたスマートフォンなどにICカードをかざして打刻するタイプ
使用環境やICカードの種類に応じて、適したカードリーダーを選ぶことが重要です。代表的なカードリーダーは、次のとおりです。
・PaSoRi（パソリ）
パソコン接続型の非接触型カードリーダーです。打刻情報をリアルタイムでクラウドへ送信できます。
・ピットタッチ・プロ3
タイムレコーダー型のコンパクトな非接触型カードリーダーです。専用アプリのインストールも不要で、導入しやすい端末です。
ICカードによる勤怠管理の3つのメリット
ICカードを使用した勤怠管理を導入することで、多くのメリットが期待できます。ここでは、おもな3つのメリットを紹介します。
◇ 1.勤怠管理業務が効率化される
ICカードで打刻した情報は、そのまま勤怠管理システムに自動で反映されます。そのため、これまで手作業で行っていた入力や集計の手間が大幅に軽減されることがメリットです。加えて、リアルタイムで正確な労働時間を把握できるため、労務管理や給与計算を迅速に行えます。
さらに、手入力による記録ミスや入力漏れが減り、勤怠データの正確性の向上も期待できるでしょう。紙のタイムカードの回収・保管といった、管理にともなう作業負担が軽減されることもポイントです。
◇ 2.コストカットが期待できる
ICカードによる勤怠管理を導入することで、紙のタイムカードや出勤表などの消耗品の購入・保管にかかるコストを削減できます。
また、従業員の持つ社員証や交通系ICカードなどをそのまま利用できれば、新たにカードを発行する費用もかかりません。ほかにも、勤怠管理や精算にかかる人件費の削減、システム化による法令対応や集計作業の効率化によって、全体の業務コスト削減も期待できます。
◇ 3.誰でも簡単に使いやすい
ICカードを使った打刻は、カードをかざすか差し込むだけのシンプルな操作です。従来のタイムカードに近い運用方法のため、移行の際も抵抗感が少なくスムーズに導入できるでしょう。従業員への操作指導も最小限で済むため、勤怠管理担当者の負担軽減にもつながります。
ICカードによる勤怠管理の4つのデメリット
ICカードによる勤怠管理について、導入前に把握しておきたいデメリットはおもに次の4つです。
◇ 1.導入に手間とコストがかかる
ICカードで打刻を行うにはカードリーダーなどの専用機器が必要となり、導入には初期費用が発生します。また、ICカードを新たに発行する場合は、その発行や管理にもコストがかかります。
さらに、利用するシステムによっては月額料金や保守費用などが継続的にかかるため、導入後のランニングコストにも注意が必要です。そのため、業務効率化によってどれくらいのコスト削減が見込めるかを事前に試算したうえで、導入するかどうかを見極めましょう。
◇ 2.リモートワークには向いていない
ICカードを打刻する仕組みは、基本的にカードリーダーが設置された場所での利用が前提で、自宅や外出先といったオフィス外では打刻ができません。
リモートワークや外勤が多い職種では、別の打刻方法も併用する必要があるでしょう。そのため、スマートフォンによる打刻など、ICカード以外の方法を併用できるシステムの導入をおすすめします。
◇ 3.打刻漏れや不正を完全には防げない
ICカードによる打刻は便利ですが、運用上の注意点もあります。例えば、他人のカードを借りて不正に打刻するケースが考えられるため、システムだけで本人確認をするのは困難です。
こうした不正を防ぐためには、カードリーダーの設置場所の工夫や従業員への使用ルールの周知徹底といった運用面での対策が欠かせません。
◇ 4.ICカードを紛失するリスクがある
ICカードはタイムカードと異なり、各従業員が日常的に持ち歩くため、その分紛失リスクが高まります。万が一紛失した場合は再発行の手続きが必要となり、業務負担が増える可能性も否定できません。
さらに、紛失したカードが第三者に悪用され、不正アクセスや情報漏えいにつながるリスクもあります。交通系ICカードのようなチャージやクレジット機能を付帯したカードは、金銭的被害につながるおそれもあるため、慎重な取り扱いが求められます。
こうしたリスクに備えて、定期的な注意喚起やシステム上のセキュリティ対策、データのバックアップ体制の整備が不可欠です。
ICカードによる勤怠管理が適している企業は？
ICカードによる勤怠管理は、次のような企業に適しています。
・勤怠管理にかかる業務やコストを簡略化したい企業
・オフィス勤務や工場勤務など、物理的な出社が基本となる企業
・パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな従業員が多い企業
・社員証や交通系ICカードをすでに所持している従業員が多い企業
・複数人で1台のパソコンや打刻機を共有している企業
勤怠情報の自動集計化を目指す企業にとって、打刻作業がとてもシンプルでわかりやすいICカード打刻は、すぐに導入ができ効果を実感しやすいといえるでしょう。タイムカードと動作がほぼ変わらず、機器に不慣れな従業員でも扱いやすいため、移行時の混乱も少なく済む点がメリットです。
また、既存の社員証などを活用できる場合は、新たなカード発行にかかる費用や手間を削減できます。さらに、ICカードリーダーを個別に用意する必要がないため、1台のパソコンや打刻機を複数人で共用している企業にも適しています。
ICカードによる勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
ICカードによる勤怠管理システムは、単に出退勤データを記録するだけでなく、勤怠管理と連携できることが特徴です。そのため、どのシステムを選ぶかによって、業務効率やコストへの影響が大きく異なります。ここでは、勤怠管理システムを選定するうえで重視すべき3つのポイントを紹介します。
◇ 現状の勤怠管理にかかっている手間とコストを軽減できるか
まず確認したいのは、現状の勤怠管理による作業やコストがシステム導入によってどの程度削減できるかという点です。紙のタイムカードの保管や管理、集計作業にかかる時間や労力を削減できなければ、効果を実感しにくいでしょう。
また、ICカードリーダーの設置台数やコストが、社内の運用体制と釣り合っているかをシミュレーションしておくことも重要です。
◇ 必要な機能がそろっているか
自社に必要な機能がシステムに備わっているかも大切なポイントです。残業時間や有給休暇の管理など、欲しい機能を洗い出しておきましょう。
勤怠管理にとどまらず、入退室管理や給与計算システムとの連携が可能なシステムを選ぶことで、横断的な業務効率化が可能となります。さらに、常に最新の制度に沿って運用するためには、法改正に自動で対応する機能も備えておきたいところです。
併せて、自社で検討しているICカード（FeliCaやMIFAREなど）の規格に対応しているかどうかも、事前にチェックしておきましょう。
◇ セキュリティ対策やサポート体制が充実しているか
セキュリティ対策とサポート体制が整っているかも確認しましょう。勤怠データには個人情報や交通履歴、場合によってはクレジット情報も含まれるため、情報漏えいを防ぐ仕組みが整っているかは重要なポイントです。
プライバシーマークやISO27001などの第三者認証を取得しているシステムであれば、一定の水準を満たしていると判断できます。また、勤怠データ保存義務に対応するため、バックアップやデータ保護機能の有無も確認が必要です。
さらに、運用中のトラブルや問い合わせに対する支援体制が十分かどうかも、安心して導入するために重要な要素です。
KING OF TIMEのICカード打刻システムで勤怠管理を効率化！
ICカード打刻に対応した勤怠管理システムをお探しの方におすすめしたいのが、クラウド型勤怠管理システムの「KING OF TIME」です。ここでは、その特徴と魅力を詳しく解説します。
◇ KING OF TIMEのICカード打刻システムの特徴
KING OF TIMEのICカード打刻システムでは、交通系ICカード（Suica、PASMOなど）や社員証（FeliCa／MIFARE対応）をそのまま勤怠打刻に利用できるため、新たにカードを発行せずに低コストで導入ができます。
打刻端末は、専用ICカード端末の「PiT-23」やパソコン接続タイプの「PaSoRi」など、複数のタイプから場所や使い方に応じて柔軟に選択可能です。
また、打刻エリアを限定できるGPS（ジオフェンシング）というスマートフォンアプリの機能があり、不正防止と正確な勤怠管理に役立ちます。
◇ KING OF TIMEの魅力
KING OF TIMEは、初期費用がかからず月額300円（税抜）／人で運用可能です。30日間の無料体験も可能なため、効果を実感してから導入を決められます。
また、シフト管理や残業アラート、申請・承認フロー、給与計算ソフト連携、データ分析など、柔軟に対応できる機能が豊富で、法改正やユーザーの要望に応じてアップデートもされます。
さらに、オンラインヘルプやチャット、電話対応などで無料の導入・運用サポートも行っているため、新たなシステム導入に不安があるという担当者の方もご安心ください。
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まとめ
ICカード打刻での勤怠管理は、紙のタイムカードに比べて打刻や集計作業を効率化でき、業務の負担軽減につながります。紛失リスクや導入コストなどの課題はありますが、適切なシステムを選定することで十分に費用対効果を得られるでしょう。
導入成功の鍵は、自社の業務環境や働き方に合うシステム選びです。「KING OF TIME」なら、ICカード打刻対応に加えて、業務効率化を支援する機能も充実していますので、ぜひご活用ください。
