【電子契約】「入社誓約書」の電子化

 基礎知識（Learning）

①「入社誓約書」の法的意義
「入社誓約書」は、企業と新たに入社する従業員との間で、企業の就業規則や守秘義務などに関する取り決めを明文化するための文書です。
法律上、労働契約の成立に際して「入社誓約書」を必ず作成・提出させなければならないという義務はありませんが、トラブル回避の観点から就業規則や社内規定への同意を明確にし、労使双方がルールを共有する手段として多くの企業で用いられています。また、「入社誓約書」によって従業員側にも注意喚起を行い、違反時のリスクを認識させることが可能となります。

②「入社誓約書」の活用場面
「入社誓約書」は、前述のとおり従業員が就業規則や守秘義務などを理解・遵守することを誓約し、企業側が必要なルールを明示するために活用されます。
たとえば、新卒・中途問わず採用時の社内規定の周知や、機密情報の守秘義務、あるいは競業避止義務を設定したい場合などが典型例です。
企業資産の取扱いや懲戒の根拠を示す狙いもあり、とくに重要情報を取り扱う業務などではより詳細な内容を盛り込んだ誓約書を交わすケースもあります。
ただし、過度な制限は労働法令や判例により無効とされる可能性があるため、就業規則や労働条件通知書と整合性を保ちつつ、合理的な範囲で活用することが重要です。

③「入社誓約書」と労働契約の関係
「入社誓約書」はあくまでも企業側が求める各種ルールへの“同意”や“遵守の宣誓”を得るための補助的な文書であり、労働契約そのものを成立させるための書類ではありません。
ただし、「入社誓約書」の内容をもとに労使間で紛争が生じた場合、そこで約束された事項や懲戒条項が直接的に問題となるケースが多々あります。前述のとおり、就業規則と合わせて、誓約書の内容が実態や他の社内規定と整合しているかを確認しておくことが大切です。

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 よくある間違い（Trouble）

①「入社誓約書」の提出は拒否できない
企業が新入社員に「入社誓約書」の提出を求めること自体は広く行われていますが、労働者側が提出を拒否できないわけではありません。仮に、労働者が提出を拒否しているからといって、採用を無条件に取り消すことはできず、合理的な理由が必要です。
ただし、一般的に誓約書の内容に合理性があり、就業規則などと整合性が取れている場合には、企業としては従業員に署名を求める正当な理由があるとみなされます。
誓約書は、就業規則や労働契約の補助的な文書として、企業ルールの理解を深める役割を担います。仮に提出を拒否された場合でも、その趣旨を丁寧に説明し、形式的に一方的な押し付けにならないよう配慮が必要です。

②「入社誓約書」の取交わしのみで、労働条件通知を行っていない
労働契約を締結する際には、労働基準法第15条に基づき、賃金・労働時間・休日などの主要な労働条件を書面または電子ファイルで通知する必要があります。誓約書は企業ルールや就業規則を周知させる手段として意義がありますが、賃金や労働時間などの具体的条件までカバーするものではありません。
誓約書はあくまでも、企業がどのような行動規範を求めているかを示し、従業員に遵守を誓わせるための文書となるため、別途、労働条件通知書（または雇用契約書）を交付しなければならない点は注意しましょう。

③ 過剰な制約を設けている
「入社誓約書」で、従業員に高額な違約金や損害賠償義務を一方的に負わせる条項を盛り込むと、労働基準法第16条の「違約金・損害賠償予定の禁止」規定に抵触するおそれがあります。
また、競業避止義務を詳細に定める場合も、業務内容・期間・地域が過度に広範囲だと、契約自体が無効と判断される可能性が高まります。
企業保護の観点から、一定のルールを従業員に求めることは重要ですが、内容が極端で不合理なものになれば法的リスクに加えて、従業員のモチベーション低下や企業イメージの損失を招く要因にもなります。実務上、業種や職務の特性に応じて必要最小限の範囲でルールを設けることが望ましいでしょう。

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 実践のポイント（Tips）

採用活動のオンライン化が加速する中、「内定通知書」や「雇用契約書」と合わせて「入社誓約書」も電子契約システムで取り交わす企業が増えています。紙の印刷・郵送・回収・保管といった煩雑な作業から解放され、入社手続き全体の効率化とペーパーレス化を推進することは、人事部門の生産性向上に不可欠であり、企業と新入社員双方にメリットがあります。
とくに多数の採用がある場合、書類準備から管理までの負担は大きいため、電子化によりオンラインで完結することができれば、作業時間を大幅に削減でき、遠隔地の内定者ともスムーズなやり取りが期待できます。

「入社誓約書の電子化」は、単なる業務効率化に留まらず、企業と新入社員双方にとってより良い関係構築の第一歩となり得ます。先進的でスムーズな入社プロセスの実現に向けて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「KING OF TIME 電子契約」での『入社誓約書の締結方法』は、以下のオンラインヘルプを参考にしてください。

【 参考 】入社誓約書の締結方法｜KING OF TIME オンラインヘルプ

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